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15 secretos que las personas exitosas saben sobre la gestión del tiempo

Los hábitos de productividad de 7 multimillonarios, 13 atletas olímpicos, 29 estudiantes rectos y 239 emprendedores.


Sinopsis

15 secretos que las personas exitosas saben sobre la gestión del tiempo (2015) revela los secretos de la gestión del tiempo utilizada por los multimillonarios, Olympic atletas, estudiantes de honor y empresarios. Este resumen es una guía para la productividad extrema que no lo desgastará.


Mejora tus habilidades de gestión del tiempo.

La vida moderna está llena de ladrones de tiempo. Ya sea que su teléfono esté zumbando en su bolsillo con el último tweet, un colega que lo interrumpe en medio de una tarea importante o el aluvión diario de correos electrónicos, constantemente le roban su tiempo, minuto a minuto, hora por hora. Y una vez que haya perdido ese tiempo, nunca podrá recuperarlo nuevamente.

Para mantenerte enfocado y asegurarte de que estos ladrones de tiempo no tomen ventaja, debes mantener algunos trucos bajo la manga. este resumen lo ayudará a comenzar.

En este resumen, aprenderá

  • por qué el número 1,440 es tan importante;
  • sobre el sistema 321-Zero; y
  • cuántos libros leyó George W. Bush a lo largo de su presidencia.

El tiempo es su mayor activo y debe gastarse con prudencia.

¿Alguna vez deseaste tener una hora extra en el día para leer, hacer ejercicio o pasar el rato con las personas que amas? Bueno, puedes y no se requiere magia. Pero primero, debes entender lo valioso que es el tiempo.

Es por eso que el primer secreto de la administración del tiempo es aprender que el tiempo es su activo más valioso y que, una vez que se pierde, nunca puede recuperarlo. Una buena manera de monitorear este valioso recurso es desglosándolo. Por ejemplo, hay 1.440 minutos en un día, cada uno de los cuales debe invertirse sabiamente.

Para recordar este hecho, el autor pegó un cartel de “1,440” en la puerta de su oficina. Le recuerda el tiempo limitado en cada día.

¿Pero por qué usar minutos? ¿Por qué no pensar en los 86.400 segundos que ofrece cada día?

Bueno, hay un montón de tareas diarias que puedes realmente hacer en un minuto, como noquear 30 sentadillas, leer un poema o regar una planta. Este hecho hace que los minutos sean clave para controlar su tiempo.

Bien, ahora que aprecias lo valioso que es el tiempo, es hora de comenzar a priorizarlo. Aquí es donde entra el segundo secreto: determinar y priorizar su tarea más importante , o su MIT . Esta es la tarea única que tendrá el mayor impacto en su vida o trabajo.

Solo tome a Therese Macan, profesora de la Universidad de Missouri-St Louis. Encontró que uno de los determinantes de productividad más importantes es la capacidad de identificar prioridades. Por lo tanto, identificar un MIT es fundamental para la gestión del tiempo.

Por ejemplo, si un alto ejecutivo establece la meta de desarrollar una nueva aplicación, su MIT podría ser contratar a un nuevo programador. O el MIT para un CEO de nueva creación podría ser preparar una gran presentación para conseguir una gran inversión. La investigación ha demostrado que tener un MIT diario, sea lo que sea, da como resultado mayores niveles de felicidad y una mejor atención.

Elimine su lista de tareas para un calendario para lograr más mientras hace menos hincapié.

Mucha gente está agobiada por listas interminables de tareas pendientes. Echa un vistazo a los tuyos. ¿Cuántas de las tareas han permanecido allí durante semanas, estresándote innecesariamente?

Probablemente tengas al menos algunas de esas tareas, y la mejor manera de lidiar con ellas es sacando un buen calendario antiguo. Aquí es donde entra en juego el tercer secreto: deshazte de tu lista de tareas y recoge tu calendario para desestresar tu día.

La investigación ha encontrado que un promedio del 41 por ciento de los elementos en las listas de tareas nunca se completan. Una de las razones de esta estadística impactante es que las tareas en tales listas generalmente no van acompañadas de una nota que indique cuánto tiempo llevará completarlas. Como resultado, las tareas que son más difíciles o menos importantes generalmente se dejan sin hacer.

Eso podría no ser un problema, excepto por el hecho de que los elementos inacabados en su lista de tareas inevitablemente producirán mucho estrés que podría evitarse con la misma facilidad. De hecho, los investigadores de la Universidad Estatal de Florida descubrieron que puedes evitar este estrés simplemente elaborando un plan para completar una tarea.

La gimnasta olímpica Shannon Miller ofrece un buen ejemplo. Logró pasar tiempo con su familia, completar sus obligaciones escolares, entrenarse para los Juegos Olímpicos e incluso hacer entrevistas con los medios, todo al programar tiempo para tareas importantes.

Esta estrategia se conoce como bloqueo de tiempo o boxeo de tiempo y, increíblemente, todo lo que requiere es mantener un calendario detallado. Al hacerlo, Miller se obligó a priorizar las tareas que la acercarían a lograr su objetivo y, hasta el día de hoy, mantiene un horario casi minuto a minuto.

Sin embargo, inevitablemente encontrará tareas en su calendario que no puede realizar. Cuando esto sucede, en lugar de dejarlos ir al pasado, simplemente reprogramar. Por ejemplo, si generalmente llega al gimnasio al mediodía, pero tiene que tomar un vuelo al mismo tiempo, simplemente mueva su entrenamiento a una hora más temprana del día.

Supere la dilación anticipando cómo actuará en el futuro y aceptando que siempre habrá más por hacer.

Todos han estado allí: se acerca un plazo importante y, en lugar de trabajar en el proyecto en cuestión, te plantan frente a una pantalla: desplazarte por Facebook, enviar mensajes de texto a un amigo o ver tu programa de televisión favorito . La dilación es difícil, pero, afortunadamente, existen estrategias para liberarse y comenzar a hacer las cosas.

Aquí es donde entra el cuarto secreto: la dilación puede superarse imaginando tu futuro yo.

Después de todo, no postergas porque eres flojo, sino porque no tienes suficiente motivación. Imaginarse en el futuro puede solucionar este problema y es tan simple como hacerse dos preguntas: “¿Qué placer obtendré al hacer esto?” Y “¿Qué dolor sentiré si no lo hago?”

Por ejemplo, si tu objetivo es hacer ejercicio todos los días, pero no puedes ejercitarte, imagínate tener una gran barriga cervecera y sentirte totalmente lento. Tal rutina mental lo sacará del sofá y lo subirá a la cinta.

Al mismo tiempo, ser honesto sobre las acciones que tomará tu futuro también puede ayudarte a alcanzar tus objetivos. Por ejemplo, si sabe que se sentirá inclinado a comer refrigerios poco saludables durante un descanso futuro, puede protegerse arrojando toda la comida chatarra en su casa. Incluso podría ir un paso más allá al llenar la casa con opciones saludables como zanahorias baby y hummus.

A partir de ahí, puedes pasar al quinto secreto: siempre habrá más por hacer; No puedes hacer todo. Y, de hecho, ¡está bien!

De hecho, priorizar y programar las tareas que desea hacer es mucho más valioso que tachar tantos elementos como sea posible. Solo tome al presidente George W. Bush como ejemplo. Sabía que siempre habría más por hacer. Entonces, en lugar de tratar de hacer todo, hizo su prioridad leer toneladas de libros, ya que lo encontró terapéutico y educativo. Como resultado, ¡leyó unos 95 títulos durante su presidencia!

Escribir sus ideas y limitar los viajes a su bandeja de entrada despejará su mente y aumentará su productividad.

¿Alguna vez has tenido una idea increíble al comprar comestibles o pasear al perro? ¿No sería genial si, en lugar de esforzarte por recordarlo más tarde, pudieras anotarlo de inmediato?

Por eso, el sexto secreto es tener siempre un cuaderno a mano. Después de todo, escribir tus pensamientos te ayuda a aferrarte a ellos. El fundador de Virgin Group, Sir Richard Branson, dice que nunca habría construido su imperio comercial sin su cuaderno de confianza.

Estaba tan comprometido a escribir sus ideas que, una vez cuando tuvo una idea de negocio y no tenía un cuaderno, ¡anotó el pensamiento en su pasaporte! Para él, si una idea no se escribe, podría perderse para siempre.

Tomar notas a mano también ayuda a tu memoria. Por ejemplo, los psicólogos Pam Mueller y Daniel Oppenheimer descubrieron que los estudiantes que escribieron sus notas a mano durante una charla TED pudieron recordar mejor el material que los estudiantes que tomaron notas en sus computadoras portátiles.

Escribir sus pensamientos es crucial, al igual que mantener el control sobre su agenda, que es donde entra en juego el séptimo secreto. Dice que debe evitar revisar su correo electrónico con demasiada frecuencia, para que otras personas no dicten cómo gasta su tiempo.

De hecho, contrario a la creencia popular, revisar constantemente los correos electrónicos no es productivo. Esto se debe a que la anticipación que se siente al revisar su bandeja de entrada es comparable a tirar del mango de una máquina tragamonedas. A menudo, revisas tus mensajes y no hay nada nuevo. Pero a veces hay un nuevo mensaje. Esta imprevisibilidad es adictiva, y uno comienza a comprobar cada vez más a menudo, esperando el impacto de la dopamina que ofrece un mensaje. Obviamente, esto le cuesta tiempo e interrumpe su enfoque.

Una buena manera de liberarse de su correo electrónico es darse de baja de los boletines utilizando un programa como unroll.me. Pero también puede adoptar el sistema 321-Zero . Para hacerlo, limítese a tres comprobaciones de correo electrónico por día, mientras intenta que su bandeja de entrada llegue a cero en solo 21 minutos.

Recupere el control de su tiempo evitando reuniones y diciendo que no.

Si alguna vez ha tenido un trabajo de oficina, sabe lo increíblemente aburridas que pueden ser las reuniones. Pero ese no es el único problema con las reuniones. El octavo secreto es que la mayoría de las reuniones son ineficientes y solo debe programarlas como último recurso.

De hecho, una encuesta de 2015 encontró que el 35 por ciento de los encuestados consideraba que las reuniones semanales de estado eran una pérdida de tiempo, por estas dos razones principales:

Primero, de acuerdo con Parkinson Ley de la trivialidad , los participantes de la reunión tienden a perder mucho tiempo en cuestiones insignificantes. En segundo lugar, los extrovertidos generalmente dominan las reuniones, lo que hace que otros sean menos propensos a participar. Como resultado, es posible que no se comparta información valiosa durante tales reuniones.

Dicho esto, si absolutamente tiene para tener una reunión, opte por un asunto de pie en lugar de uno sentado. Esto puede parecer extraño, pero los investigadores de la Universidad de Washington descubrieron que las reuniones durante las cuales los participantes se mantienen resultan en una mejor colaboración, menos apego a las ideas, mayores niveles de compromiso y una resolución de problemas más efectiva.

La CEO de Yahoo, Marissa Mayer, ofrece otro buen consejo: al programar reuniones basadas en incrementos de cinco o diez minutos, puede tener hasta 70 reuniones por semana. Si se quedaba con el bloqueo estándar de 30 minutos, nunca podría lograrlo.

En otras palabras, controlar el horario de las reuniones evitará que la gente te pierda el tiempo. Esto es clave ya que otras personas constantemente le pedirán cosas, un hecho que encaja perfectamente con el noveno secreto: logre sus objetivos inmediatos más rápido al decir no a la mayoría de las cosas.

Después de todo, cada vez que dices sí a algo, dices no a otra cosa. La remera olímpica Sara Hendershot es un buen ejemplo. Es una profesional en decir no a los compromisos sociales y de otro tipo. Esta habilidad aprendida le permitió mantener la vista en el premio antes de los Juegos Olímpicos de 2012 en Londres, donde se clasificó para la final.

Como guinda, la investigación incluso ha encontrado que las personas que tienden a decir no en respuesta a las solicitudes de su tiempo son más felices y tienen más energía.

La regla 80/20 y algunas preguntas autorreflexivas aumentarán su eficiencia y satisfacción.

Ahora ya sabe que es esencial dedicar su tiempo limitado a las tareas que tendrán el mayor impacto. El décimo secreto puede ayudarte a hacer eso. Dice que al aplicar el Principio de Pareto puede descubrir atajos para el éxito. Esto es lo que eso significa:

En la década de 1890, el filósofo y economista italiano Vilfredo Federico Damaso Pareto descubrió que el 20 por ciento de las plantas de guisantes en su jardín producían el 80 por ciento de sus guisantes sanos. Extrapoló esta regla 80/20 en el principio general que ahora lleva su nombre. Se puede aplicar a varias áreas.

Por ejemplo, al aplicar la regla 80/20 a sus empleados, puede decidir que la mayoría de sus vendedores deben ser despedidos, ya que son los de menor rendimiento. A partir de ahí, podría concentrar su energía en el 20 por ciento restante, que ya genera el 80 por ciento de sus ventas, dándoles recompensas y mayores niveles de soporte. El resultado final probablemente será una mejora general en las ventas.

O podría usar la regla 80/20 en su vida personal analizando las tareas que realiza semanalmente y luego identificando cuál de ellas tiene el mayor impacto.

Dicho esto, también puedes lograr más evaluando críticamente las tareas que tienes delante. El undécimo secreto está diseñado para ayudarlo a hacer eso. Dice que aprovechar sus habilidades y delegar el trabajo aumentará su productividad. Simplemente tome un experimento de 2013 publicado en la Harvard Business Review por los profesores Julian Birkinshaw y Jordan Cohen. Se encontró que el 43 por ciento de los trabajadores no estaban satisfechos con las tareas que realizan en el trabajo.

Simplemente capacitando a los empleados para que disminuyan la velocidad y se hagan algunas preguntas, los autores del estudio pudieron identificar tareas importantes, liberando ocho horas adicionales por semana. La primera pregunta que la gente se hizo fue: “¿Qué tan importante es esta tarea para la empresa?” Luego, “¿Hay alguien más que pueda completarla?” Y finalmente, “¿Cómo podría llevarse a cabo esta tarea si tuviera la mitad? tiempo? ”

Crear un tema cada día e inmediatamente completar tareas cortas aumentará su eficiencia.

En un día normal en la oficina, ¿alguna vez tiene dificultades para concentrarse? La mayoría de la gente lo hace y un pequeño consejo aquí puede ser de gran ayuda. Este es el duodécimo secreto, que dice que agrupar tu trabajo en temas recurrentes cada semana te hará más efectivo.

Un gran ejemplo proviene de Jack Dorsey, cofundador de Twitter y fundador de Square. Él dice que el secreto para dirigir sus dos compañías era tener un tema para cada día. Por ejemplo, los lunes, se centraría en la gestión; Los miércoles estarían dedicados al marketing; y el domingo estaría reservado para la reflexión, retroalimentación y estrategia para la próxima semana.

O tome el entrenador emprendedor Dan Sullivan. Recomienda hacerlos cada semana en función de tres tipos de días para mantenerse concentrado y mantenerse vigorizado. El primer tipo se llama día de enfoque , que es para actividades vitales como tareas que generan ingresos. El segundo tipo se llama día de amortiguación , que es para ponerse al día con los correos electrónicos, devolver llamadas, tener reuniones, delegar tareas y hacer trámites. Y finalmente, un día libre es uno en el que no se debe trabajar. Este último tipo está reservado para vacaciones, tiempo en familia y obras de caridad.

Otra forma sencilla de aumentar su eficiencia tiene que ver con abordar pequeñas tareas. Este es el decimotercer secreto, que dice que debe tomar medidas de inmediato en las tareas que tomarán menos de cinco minutos en realizarse y evitar volver a la misma tarea una y otra vez.

Solo considera al estudiante directo A Nihar Suthar. Completa tareas de cinco minutos de inmediato, evitando una larga lista de pequeñas tareas.

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O tome el autor. Su hermana Debbie le envió un correo electrónico recientemente, pero en lugar de responderle, la llamó para asegurarse de que pudieran hablar. Al programar una llamada en su calendario y, por lo tanto, ahorrar la energía mental que de otro modo gastaría tratando de recordar volver a ella, decidió manejar esta tarea de inmediato. Si en cambio lo hubiera puesto en una lista de tareas pendientes o lo hubiera dejado en su bandeja de entrada, probablemente nunca habría recordado abordarlo.

Aumente su nivel de energía y atención con un ritual matutino y una técnica simple.

Imagine levantarse a las seis de la mañana, hacer ejercicio durante 45 minutos y luego preparar un delicioso desayuno rico en proteínas. Puede sonar difícil, pero el decimocuarto secreto muestra por qué es esencial.

Dice que dedicar la primera hora de cada día a una rutina matutina mejorará su salud: mente, cuerpo y alma. De hecho, comenzar el día con un entrenamiento es una excelente manera de hacer fluir sus jugos creativos.

Solo considera el New York Times el autor más vendido Dan Miller, que comienza cada día meditando durante media hora, luego hace ejercicio durante 45 minutos mientras escucha programas de audio. Evita revisar las noticias o mirar su teléfono durante este tiempo, dedicando su primera hora a experiencias positivas e inspiradoras. Incluso afirma que sus ideas más creativas vienen a él durante este tiempo “yo”.

A partir de ahí, puede aumentar aún más su energía y bienestar al comer un desayuno saludable y beber mucha agua. Esto es enorme para el autor más vendido y presentador de podcast Shawn Stevenson. Considera que la energía lo es todo, por lo que comienza cada día con lo que él llama un baño interior . Simplemente bebe 30 onzas de agua purificada para impulsar su metabolismo eliminando los desechos.

De hecho, según el decimoquinto secreto, la energía es primordial. El secreto es que la productividad no se trata del tiempo, sino de mantener el enfoque y la energía.

Es por eso que a Francesco Cirillo se le ocurrió la Técnica Pomodoro , un método diseñado para reducir las distracciones y aumentar la productividad. Su enfoque implica establecer un temporizador para 25 minutos, dedicando toda su atención a una sola tarea durante los 25 minutos completos y luego tomar un descanso de cinco minutos antes de repetir el ciclo.

La autora Monica Leonelle encontró un amplio éxito con la Técnica Pomodoro después de darse cuenta de que no tenía una sola hora libre en el día. Al usar la técnica Pomodoro, se recargó durante sus descansos, mantuvo una energía constante durante todo el día y, con la ayuda de otras técnicas, ¡pasó de escribir 600 palabras por hora a 3.500!

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

Las personas altamente exitosas consideran que el tiempo es su activo más valioso. Al aplicar sus trucos de vida más efectivos, que hacen todo, desde priorizar tareas hasta aumentar su energía y mantenerlo enfocado, usted también puede aprovechar al máximo su tiempo.

Consejos prácticos:

¡Diseña una rutina matutina!

Cuando formes tu rutina matutina, usa el sistema LIFE S.A.V.E.R.S desarrollado por el exitoso entrenador Hal Elrod. Este acrónimo te ayudará a incluir las cosas más importantes.

S representa Silencio para fomentar la gratitud y la meditación

A A A A A A 19459015] es para Afirmaciones de objetivos y prioridades

V es para Visualizaciones de tu vida ideal

E es para Ejercicio

R es para

Y el final S es para Escribiendo en su diario.

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