Las ventajas infinitas de recortar las reuniones a 30 minutos

Hace cinco años, después de la frustración que me causó mi manía poco útil de hacer malabares con varias tareas al mismo tiempo, inicié un experimento. Durante una semana, no haría más de una cosa a la vezy observaría los resultados.

Ese experimento lo cambió todo a mejor. Mis relaciones personales mejoraron, mi estrés disminuyó y mi productividad se disparó. No existe ninguna desventaja en centrarse en una sola cosa a la vez sin distracciones.

Por una parte, entre las ventajas, empecé a notar una impaciencia casi insoportable al desperdiciar el tiempo. Antes, si me encontraba en una reunión en la que no se estaba consiguiendo nada, me dedicaba al correo electrónico o navegaba por internet. En mi mundo post-multitarea, mantener la concentración en una reunión improductiva resultaba dolorosamente difícil.

Así topé con la revelación más revolucionaria y transformadora de los últimos cinco años: el tiempo comprimido.

Primero, una advertencia. Hay algunas cosas en mi vida, como las cenas con amigos, escribir, dormir y el tiempo en familia, que se merecen un amplio espacio de mi tiempo.

Pero hay otras, como la mayoría de las reuniones y del trabajo táctico, que se podrían beneficiar del tiempo comprimido.

A menudo programamos franjas de una hora. ¿Por qué? ¿Cómo se convirtió una hora en nuestra asignación estándar de tiempo para tantas reuniones, teleconferencias y citas?

Mientras mi impaciencia con el tiempo perdido aumentaba, probé un nuevo experimento: reduje a la mitad el tiempo que asigno a muchas actividades.

Empecé con algo fácil. Antes pasaba una hora al día haciendo ejercicio. Ahora son 30 minutos. Tanto mi peso como mi estado físico, en general, han mejorado.

Los motivos son los siguientes: mi intensidad es mayor (sé que sólo dispongo de 30 minutos), como mejor (no dependo del ejercicio para mantener el tipo), integro más movimiento en cada día (no dependo únicamente de mi rutina de entrenamiento para mantenerme en buena forma) y nunca falto a una sesión (siempre puedo encontrar 30 minutos).

Si se dispone de la mitad del tiempo para lograr algo, uno se vuelve hiperconsciente de cómo emplea ese tiempo y está hiperconcentrado mientras tanto. La mayoría de mis llamadas telefónicas ahora duran 30 minutos o menos. Los podcasts que escucho no duran más de 20 minutos. Incluso muchas de mis teleconferencias con múltiples personas son de 30 minutos o menos. La gente que asiste a estas teleconferencias, conscientes de la limitación de tiempo, son más conscientes de cuándo hablar, y tienen más cuidado con seguir tangentes que no resultan útiles.

La gente también escucha mejor porque cuando las cosas se mueven más deprisa, tendemos a estar más atentos. Sabemos que un sólo momento de distracción nos dejará atrás en el tema de conversación. Y al estar más involucrados, los procesos nos parecen más entretenidos.

Si hay un área en la que el tiempo comprimido me ha resultado especialmente útil ha sido en el coaching que hacemos para Bregman Partners. Durante los últimos años, estos procesos se han empezado a impartir en sesiones de 30 minutos.

Las ventajas son obvias: todos ahorran tiempo y dinero.

Pero aquí va lo menos obvio: las sesiones son todavía más intensas. Cuando tanto el coach como el cliente saben que sólo disponen de 30 minutos, meten la marcha rápida.

  • Los clientes asisten a las sesiones. Al igual que sucedió con mis entrenamientos, existen muchas menos probabilidades de faltar a una sesión de 30 minutos que a las de una hora.
  • Todos son puntuales. Cada minuto cuenta en una conversación de 30 minutos y lo saben. La sesión arranca antes, ya que la relación se construye según el buen trabajo, no en conversaciones superficiales.
  • Hay mayores probabilidades de que la gente venga preparada. No se pierde tiempo con temas banales y conversaciones absurdas. Los clientes saben lo que quieren cubrir y lo han pensado con antelación.
  • La limitación del tiempo aumenta la concentración y la atención. La gente no se concentra en tres temas; aborda la mayor oportunidad o el obstáculo persistente e irresoluble. Y son precisos. La focalización da paso al éxito.
  • Los mentores están más dispuestos a ser valientes, y los clientes son más abiertos. En una sesión de 30 minutos, los coaches no se pueden permitir distracciones. Son precisos y rápidos, interrumpen de forma más valiente y plantean preguntas más reflexivas.
  • Los clientes son más productivos entre sesiones de coaching. No estoy seguro de por qué, pero mi hipótesis es que los líderes de todos los niveles necesitan ser profesionales en la precisión. La sesión de coaching agudiza esta aptitud más rápidamente, centrándose en los elementos más esenciales de una situación y tomando medidas.

¿Las desventajas? Aún no me he encontrado con ninguna.

Inténtelo usted mismo. Acorte algunas de sus reuniones de una hora a 30 minutos. Cuando lo haga, considere estos tres pasos como una guía para aumentar la capacidad de los 30 minutos:

1. Lea lo que haga falta con antelación y pida a los demás que lo hagan también. Piense en sus preguntas e inquietudes. Decida qué le importa y lo que se puede obviar. Hágase la pregunta más importante: ¿qué resultado quiere conseguir?

2. Escojan el objetivo que tendrá el mayor impacto, y dedique los 30 minutos a ese tema, problema u oportunidad. Empiecen en hora, sin contemplaciones para los que lleguen tarde, y sean atrevidos y disciplinados a la hora de mantener la conversación encauzada. Ignore cualquier cosa que sea menos importante. Tomen decisiones rápidamente, incluso si no son perfectas. Conseguir avances en un solo asunto es mucho más útil que tocar muchos temas y no avanzar en ninguno.

3. El inicio de una buena reunión no es la propia reunión. Es lo que sucede después de esta. Reserven al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que se ha aprendido, articulen lo que ha sido valioso, comprométanse a las acciones que tomarán a raíz de la reunión y aclaren cómo evaluarán el éxito de los próximos pasos.

Necesitará saber cómo «ir al punto más importante rápidamente» y tener el valor de hacerlo si aspira a sacar el máximo partido a su tiempo. Tendrá que ser atrevido y necesitará estar dispuesto a interrumpir, de forma meditada y con el objetivo de avanzar hacia lo más importante. Tiene que obviar las cosas que realmente no importen.

Y tiene que estar totalmente presente. Sin multitareas. Sin el envío de mensajes por debajo de la mesa. Sin distracciones. Y eso también representa una ventaja: podrá estar totalmente concentrado en sus actividades.

Existe un coste. Mientras que resulta estimulante, estar tan concentrado de forma constante requiere mucha energía, incluso durante periodos cortos de tiempo. Por otro lado, cuando reduzcan a la mitad el tiempo de sus reuniones y otras actividades, dispondrá de mucho más tiempo para relajarse en cenas con amigos, escribiendo, durmiendo y pasando un tiempo no planificado con sus seres queridos.


por
trad. Teresa Woods»

Peter Bregman es CEO de Bregman Partners, una compañía que fortalece el liderazgo de personas y organizaciones mediante programas (entre los que se incluye el Liderazgo Intensivo Bregman), ‘coaching’ y como consultor para CEO y sus equipos de liderazco. Es autor del éxito de ventas ’18 Minutos’, pero su libro más reciente es ‘Cuatro Segundos’ (febrero 2015).«

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