Creando una base más sólida para los trabajadores a distancia

Si estás tomando un descanso en tu día de trabajo y resulta que estás leyendo esto desde la comodidad de tu sofá, tu oficina en casa o incluso tu cafetería favorita, entonces estás en el 70% de los empleados de todo el mundo que ahora trabajan a distancia al menos una vez a la semana. ¿Las posibilidades de que hicieras esto hace una década? Mucho más escasas. Hoy en día, sólo en los EE.UU., hay aproximadamente 12 millones de personas que son trabajadores remotos a tiempo completo. El trabajo a distancia ya no es una ventaja de los empleados que está de moda y es agradable de tener. Ahora es un elemento crucial de la formación de la fuerza de trabajo que las empresas deben examinar con más atención e incorporar al dar forma a sus organizaciones.

Las grandes mejoras en la tecnología de colaboración han acelerado los beneficios del trabajo a distancia en cuanto al aumento de la productividad, la reducción de los costos y la ampliación de la reserva de talentos. Y no es sorprendente que las expectativas de las opciones de trabajo remoto de los empleados actuales y potenciales de las organizaciones estén en constante aumento. Según una encuesta de Buffer, el 99% de los encuestados dijeron que les gustaría trabajar a distancia al menos parte del tiempo durante el resto de sus carreras. En otra encuesta de IWG, el 69% de los milenios dijeron que cambiarían otros beneficios laborales por opciones de espacio de trabajo flexible. FlexJobs encontró que el 80% de los trabajadores serían más leales a sus empleadores si tuvieran opciones de trabajo flexibles. La demanda seguirá creciendo a medida que la Generación Z, una generación digital nata, entre en las filas laborales.

Dejar que los empleados escojan cuándo y dónde trabajar no está exento de inconvenientes. La soledad es la lucha más común, ya que la falta de interacción social y los “momentos de enfriamiento del agua” pueden llevar a sentimientos de aislamiento y desinterés. La desconfianza y los celos pueden surgir entre colegas y con los gerentes con respecto a los trabajadores que no pueden ver. Sin mencionar que el trabajo en casa presenta un conjunto de distracciones totalmente diferentes a las de la oficina: tareas domésticas, televisión, mascotas, niños, etc.

La lección aquí es que un programa efectivo de trabajo a distancia no es un esfuerzo de “ponerlo y olvidarlo”. Simplemente dando a los empleados laptops y acceso a correo electrónico y diciendo, “ve a trabajar desde casa” es una manera segura de hundir un programa. Requiere una cultura construida a través de una planificación consciente y una ejecución consistente.

Establezca las expectativas a tiempo, entendiendo primero qué tipos de trabajo son más fáciles de realizar a distancia y cuáles dependen de la interacción en persona. Esto significa dividir el trabajo en asignaciones y responsabilidades específicas y determinar si se pueden completar a distancia. Esta evaluación debe tener en cuenta las responsabilidades internas, como las reuniones regulares con los directores y los informes semanales. Tener un conjunto de métricas de rendimiento que cuantifique los objetivos y no sólo el tiempo dedicado a las tareas y hacer un seguimiento del progreso semanal o mensual, en lugar de diario.

Una vez que las expectativas estén claras, comuníquelas a los candidatos de trabajo a distancia y déles el espacio para contrarrestarlas si es necesario. Si hay desacuerdo sobre qué trabajo puede hacerse a distancia, un período de prueba puede ser la mejor ruta. Esto permite tanto a los trabajadores como a los gerentes evaluar la situación antes de conceder privilegios completos a distancia. El resultado final es que se crea una base de confianza cuando se establecen expectativas precisas y los empleados sienten que están totalmente apoyados por la dirección.

Crear y fomentar la conexión

Cuando los empleados están emocionalmente comprometidos y se sienten conectados a sus organizaciones, experimentan un mayor bienestar psicológico. Esto puede parecer obvio, pero las luchas que algunas organizaciones enfrentan para fomentar este sentido de conexión sólo se amplifica cuando se trata de trabajadores que no están regularmente en la oficina.

Las organizaciones deben crear prácticas inclusivas para que los trabajadores a distancia se comprometan e interactúen con sus colegas. Priorizar tanto tiempo en persona como sea práctico antes de ir a la ruta virtual. Por ejemplo, las empresas pueden programar reuniones mensuales para que los empleados colaboren cara a cara, así como para que se conecten con otros colegas de otros equipos. Si la periodicidad mensual no es una cadencia factible debido a los costos de viaje, considere la posibilidad de hacer una reunión trimestral y asegúrese de reservar tiempo para actividades de socialización y de creación de equipos.

Si los costos y la logística no permiten traer a varios empleados remotos, busque la posibilidad de crear camaradería mediante reuniones por videoconferencia y actividades virtuales. Además, los gerentes deben programar reuniones informales semanales con los trabajadores remotos. No debería haber una agenda de trabajo específica para ellos, sólo para tener una idea de su nivel de compromiso, aunque signifique charlar sobre temas no relacionados con el trabajo mientras se comparte un café o un almuerzo virtual.

Invertir en tecnología sólida

La tecnología efectiva es el pegamento que mantiene unidos los programas de trabajo remoto. Las modernas herramientas SaaS cubren ahora una gran cantidad de necesidades empresariales para conectar sin problemas a los empleados para la comunicación y la colaboración en el trabajo y permitir el acceso a datos críticos. Esto incluye herramientas para videoconferencias, gestión de trabajo colaborativo, intercambio de archivos y mensajería de equipo.

Sin embargo, el auge de las herramientas de colaboración significa que las empresas tienen ahora más opciones que nunca a la hora de construir una pila tecnológica que mejore el trabajo a distancia. Cuando evalúe las herramientas de colaboración para toda su organización, evalúe qué tan bien marcan las siguientes casillas:

  • Seguridad: La capacidad de proteger los datos sensibles de su organización es primordial. Sepa qué estándares de seguridad y certificaciones tienen las herramientas de colaboración y qué esfuerzos hace cada proveedor para darle el control de sus datos.
  • Integraciones: Esto es crítico para reducir la fricción creada por el ingreso y egreso de las diferentes herramientas. Las API y las capacidades de integración de una plataforma deben ser lo suficientemente potentes como para realizar integraciones “puntuales”, así como para conectar flujos de trabajo complejos a escala entre personas y equipos.
  • Automatización: La automatización de los procesos repetitivos libera tiempo para centrarse en trabajos estratégicos de alto valor y ayuda a garantizar la calidad y la previsibilidad de los resultados.
  • Intuición: Una herramienta debe ser fácil de navegar, o se corre el riesgo de que sea una herramienta más que se quede en el camino por falta de adopción. Una experiencia intuitiva asegura una implementación rentable, una adopción acelerada y menores costos de capacitación.
  • Configurabilidad: Diferentes equipos (e individuos) trabajan de maneras muy diferentes, por lo que un sistema debe ser fácilmente personalizable para adaptarse a casos de uso específicos. La facilidad de configuración también es necesaria para adaptarse al rápido crecimiento de las empresas y a los cambios de prioridades.

Los trabajadores remotos presentan a las empresas un conjunto único de desafíos, pero los beneficios de la productividad, el compromiso y el ahorro de costes que supone para ellos la optimización de su organización son demasiado grandes como para ignorarlos. Construya una base para el trabajo a distancia a través de un enfoque formal y con un propósito determinado y logrará estos beneficios a un ritmo mucho más rápido y ayudará a preparar su organización para el éxito futuro.

 


Patricia Duchene

Soy el vicepresidente de ventas y director general de EMEA en Wrike, un líder de gestión de trabajo en colaboración.
Gestiono el crecimiento continuo de Wrike en ventas internacionales, marketing y éxito de los clientes.