Los desafíos de la comunicación en el trabajo a distancia

Si diriges (o eres parte de) un equipo distribuido, la comunicación efectiva es el ingrediente más importante para el éxito de tu equipo. La realidad es que la comunicación remota presenta algunos desafíos que requieren soluciones bien pensadas.
Hemos trabajado y formado parte de numerosos equipos distribuidos, así que hemos tenido la oportunidad de ver qué funciona y qué no. En esta guía, compartiremos consejos y estrategias para ayudarle a dominar la comunicación como equipo remoto.

Problemas de comunicación en el trabajo a distancia

Hay un gran debate sobre el trabajo a distancia vs. el trabajo en el mismo sitio. La realidad es que no hay una respuesta correcta; se trata de encontrar el ajuste adecuado para ti y tu equipo. El trabajo en persona tiene problemas. El trabajo a distancia tiene problemas. Por lo tanto, es importante que entiendas las lagunas que existen al comunicarse a distancia. Las hemos enumerado a continuación:

La colaboración puede ser más difícil

A diferencia de muchos equipos co-ubicados, no puedes hacer reuniones en persona en el momento que se te ocurran. Estas reuniones son una de las mejores formas de colaborar en proyectos ambiguos. El rápido bucle de retroalimentación, la capacidad de interpretar el lenguaje corporal y otras actividades como los pizarrones hacen que la colaboración en el momento sea mucho más fácil.

Whiteboarding

Por supuesto que puedes usar el Zoom u otra herramienta de videoconferencia, pero la realidad es que es un reto que tendrás que aprender a navegar.

Mantenerse conectado requiere trabajo

Cuando alguien está en la oficina, se produce una gran cantidad de recopilación de información pasiva. Esto puede tomar la forma de una conversación en la cocina, un almuerzo con un compañero de trabajo, o incluso observar visualmente las reuniones que se llevan a cabo.

Esta conciencia ambiental hace que la gente se sienta más conectada. En un equipo remoto, todavía se puede entender lo que está pasando observando una sala de chat de Slack, pero el texto escrito es muy diferente a estar en persona.

Como resultado, los trabajadores remotos pueden sentirse frecuentemente desconectados. Este es un desafío en el que tendrás que trabajar activamente. Discutiremos las estrategias en breve.

El trabajo a distancia requiere la redundancia de las comunicaciones

La última desventaja del trabajo a distancia es que requiere que los líderes creen una redundancia de comunicación. En pocas palabras, cuando un equipo trabaja en la oficina, si te comunicas mal, hay más oportunidades de cubrir tus huellas, incluso si no te das cuenta de que te has comunicado mal.

Así que digamos que dices algo en una reunión que puede ser ambiguo, pero mencionas otro comentario que ayuda a aclarar tu posición mientras caminas por el pasillo con un colega. Este es un ejemplo de redundancia en la comunicación.

En el mundo del trabajo a distancia, tienes menos oportunidades de comunicarte de manera efectiva, por lo que necesitas aprovechar al máximo las pocas conversaciones que tienes. Tenemos algunas estrategias para mejorar esto de las que hablaremos más adelante.

Las buenas noticias

La realidad es que estos problemas de comunicación pueden ser mejorados, pero necesitas saber dónde enfocar tu atención. Ahora vamos a saltar a las formas en que puedes trabajar en estos desafíos.

Resolución de los problemas de comunicación en el trabajo a distancia

Resolver el desafío de la colaboración

En la primera sección, examinamos las cuestiones relacionadas con la colaboración. Cuando se trabaja en proyectos ambiguos, la colaboración en persona es ideal, así que ¿cómo podemos resolver esto como un equipo distribuido?

Reunirnos en la vida real.

Me doy cuenta de que puede que esperes descubrir una bala de plata que abra el camino a la productividad, pero hay momentos en los que necesitas reunirte en una sala. Por ejemplo, muchas empresas distribuidas tendrán reuniones presenciales con su equipo a distancia un par de veces al año.

He trabajado para compañías distribuidas y tratábamos de reunirnos 1x/trimestre (éramos una compañía pequeña así que era más fácil de programar). Estas sesiones en persona son estupendas para definir objetivos y/o discutir temas espinosos que requieren soluciones creativas.

El trabajo a distancia es ideal cuando se ejecuta en un plan existente.

Como alternativa, los problemas de colaboración pueden reducirse conversando en un entorno “rico” donde se pueden procesar señales de comunicación adicionales como el lenguaje corporal. En otras palabras, utiliza videoconferencias. Si tienes curiosidad por saber más sobre el razonamiento que hay detrás de esto, echa un vistazo a la teoría de la riqueza de los medios. (inglés)

Cómo sentirse conectado

El siguiente reto de comunicación cuando se trabaja a distancia es mantenerse conectado. ¿Cómo puedes asegurarte de que las personas se conecten y se sientan parte de un equipo cuando trabajan a distancia?

Creo que la clave para resolver este problema es replicar las mejores partes de la vida de la oficina, pero en línea.

Ejemplos de la vida en la oficina:

  • Es fácil almorzar con un compañero de trabajo y aprender más sobre ellos
  • Es fácil descubrir lo que la gente hace fuera del trabajo (pasatiempos, etc)
  • Es más fácil subir a bordo como un nuevo empleado cuando se está en persona
  • Descubres cómo la gente prefiere trabajar cuando está en la oficina

La realidad es que estos eventos listados arriba ayudan a la gente a sentirse conectada. La buena noticia es que puedes replicar muchas de estas actividades en línea, sólo tienes que ser intencional al respecto.

Ejemplos de equipos remotos:

  • Usar una aplicación como Donut para emparejarse con alguien de una manera no incómoda.
  • Ejecuta sesiones periódicas de AMA remotas “pregúntame algo” con un empleado específico.
  • Al contratar un nuevo empleado remoto, emparéjalo con un mentor o alguien que pueda presentarlo a otros dentro de la compañía. Crear un programa estructurado con puntos de referencia a lo largo del tiempo.
  • Haz que los empleados completen un documento/wiki que comparta un poco más sobre ellos y lo que les gusta hacer fuera del trabajo. Comparta esto con el resto del equipo.
  • Haz que los empleados se hagan un test de personalidad y compartan los resultados con el resto del equipo.

Por último, cuando se lleva a cabo un equipo remoto en el sitio, asegúrate de pasar tiempo en actividades de construcción de equipo donde la gente pueda conocerse. Este es el momento más oportuno para desarrollar vínculos más fuertes.

Creando una redundancia de comunicación de equipos remotos

En la última sección, discutiremos cómo puede crear redundancia de comunicación y mejorar la alineación, mientras disminuye la falta de comunicación.

Escriban las cosas. Compártanlas. Faciliten la referencia de las mismas.

La idea es simple. Cuando hablas, tus palabras pueden ser fácilmente olvidadas. Puedes divagar y decir cosas que no están claras. Tus palabras también pueden ser malinterpretadas en una fecha posterior.

Escribir las cosas es la forma más importante de crear redundancia en la comunicación. Steven Sinofsky escribió un asombroso artículo sobre este tema que te recomiendo encarecidamente leer (inglés).

Sin embargo, no toda la escritura se crea igual. Sinofsky destroza la presentación de powerpoint que se muestra a continuación:

El mayor reto de la estrategia de comunicación en las cubiertas es la capacidad de la gente, los gerentes o los individuos, de crear su propia verdad sobre lo que implica un argumento, un gráfico solitario o un título de diapositiva. Si alguna vez quieres ver este juego, mira algo como un gran cambio de organización donde la “herramienta” proporcionada por la administración ejecutiva es una presentación con algunas diapositivas y algunas notas. El juego del teléfono descompuesto muestra lo pobre que puede ser la transferencia de información de las diapositivas.O otra prueba es considerar el nuevo empleado sólo semanas después – ¿cómo pueden ponerse al día mirando viñetas?

La estructura y el formato es importante, pero lo siguiente que hay que hacer es hacer visible lo más importante y referirse constantemente a ello.

Formas específicas de crear redundancia de comunicación:

Las reuniones deben tener agendas y takeaways

Para cualquier reunión de intercambio de información (reunión semanal del personal, de todo el personal, etc.), se debe compartir un documento de antemano, que ayude a la gente a preparar y digerir la información. Esto también ayuda a cualquier persona que se pierda la reunión, ya que puede ser puesto al día.

 


Escrito por Friday