Cómo ganar en las “preguntas y respuestas” después de su presentación

Si no eres un gran admirador de hablar en público , estás en buena compañía. Es una fuente de ansiedad tan ampliamente compartida que cuando los psicólogos quieren inducir estrés desagradable en una persona con fines experimentales, a menudo utilizan una tarea de hablar en público llamada Trier Social Stress Test . La prueba requiere que las personas den una charla y hagan sumas frente a un panel de oyentes impasibles, y genera de manera confiable marcadores de estrés como una frecuencia cardíaca más rápida, niveles elevados de cortisol y “conductancia de la piel mejorada”, que es la forma educada de diciendo palmas sudorosas.

Por supuesto, podemos reducir nuestros nervios preparándonos bien para nuestras presentaciones. Pero cuando ayudo a los profesionales a prepararse para una gran reunión, a menudo escucho sobre una preocupación específica. Uno de mis clientes me dijo recientemente: “Conozco mis diapositivas. Estoy al tanto de los números y he practicado mis anécdotas. Pero no espero las preguntas y respuestas. No sé qué preguntarán las personas, así que me preocupa no tener una buena respuesta para sus preguntas. O peor, que diré algo tonto “.

Desafortunadamente, la investigación sugiere que tienen un punto. Cuando se nos hace una pregunta difícil y no estamos seguros de cómo responder, puede hacernos sentir que hemos perdido el control de la situación. Ese sentimiento se codifica como una amenaza potencial por nuestro cerebro, por lo que potencia una respuesta defensiva de lucha o huida mientras que restringe la actividad en las partes del cerebro asociadas con un razonamiento más complejo . Esta redirección de recursos mentales tiene mucho sentido si la amenaza es un incendio, y simplemente necesitamos huir de un edificio en llamas lo más rápido posible. Pero también es por eso que nuestra mente puede quedarse en blanco justo cuando necesitamos reunir un brillante regreso bajo presión.

Para permitirte pensar con mayor claridad y creatividad cuando te enfrentas a preguntas que no son fáciles de responder, debes reducir la sensación de amenaza y devolverte la sensación de control. Aquí hay cuatro enfoques para practicar.

Aprecio la conversación

El silencio mortal después de que termines de hablar no es lo que quieres, a menos que pronuncies un sermón en un monasterio. Recuerde que las preguntas son buenas. Son un signo de una conversación interesante, ya que significan que su audiencia ha prestado atención a lo que ha dicho y ahora está reflexionando activamente sobre su contenido. Replantee las preguntas y respuestas como una conversación gratificante que indica un compromiso saludable, y es menos probable que su cerebro esté a la defensiva, lo que significa que será más probable que dé lo mejor de sí mismo. Dos cosas específicas para probar:

  • En el momento después de que termine de hablar, cuando la primera persona levante la mano o abra la boca para hablar, repítase en silencio: “¡Ajá, bien, están interesados!”
  • Comienza tu respuesta apreciando la pregunta. Pruebe algo como “Le agradezco que haya planteado eso” o “Gracias, ese es un tema importante”.

El segundo de esos enfoques ofrece los beneficios adicionales de darse un momento extra para pensar en su respuesta y hacer que su audiencia se sienta valorada. Mientras grabé un podcast recientemente, el anfitrión me hizo una pregunta que no sabía de inmediato cómo responder, así que le dije que había hecho una buena pregunta antes de comenzar mi respuesta. Más tarde, admitió: “Sé que es una tontería, pero no pude evitar sentirme bien cuando alabaste la calidad de mi pregunta, a pesar de que sabía que te estabas dando un momento para pensar”.

Canaliza tu empatía

Por lo general, las personas hacen preguntas no porque estén tratando de hacerte tropezar, sino porque quieren entender el impacto práctico que tus ideas pueden tener en su propio trabajo: su carga de trabajo, sus prioridades y sus posibilidades de éxito. Entonces, mientras prepara el contenido de su presentación, asegúrese de pasar tiempo viendo el contenido a través de los ojos de su audiencia. Considera lo que preguntarías al final de tu charla si estuvieras en su lugar. Piense en tres temas comunes que aparecen en las preguntas y respuestas:

  • ¿Cuál es el inconveniente para ellos? ¿Cuál sería su audiencia como los mayores obstáculos para hacer o actuar sobre lo que ha hablado? Esté preparado para mostrar que reconoce sus preocupaciones, incluso si no tiene una respuesta simple al problema.
  • ¿Qué más les importa en este momento? Quizás estén tratando de implementar un nuevo plan estratégico o estén ocupados construyendo relaciones con partes interesadas externas. Piense con anticipación sobre cómo su material podría vincularse con esos temas más amplios.
  • ¿Qué sucede después? Las personas tienen un deseo incorporado de claridad sobre las certezas en una situación cambiante. Es posible que no tenga una bola de cristal, pero probablemente pueda decir algo sobre el siguiente paso que surge de su presentación.

Tener en cuenta la perspectiva de tu audiencia te ayuda a mantener la calma al recordarte que estás tratando con seres humanos, no con combatientes enemigos. También hace que sea más probable que tenga impacto con sus ideas.

Recuerdo que hace algunos años estaba sentado con mi equipo antes de una reunión con la junta de una organización sin fines de lucro, donde habíamos ayudado a construir una nueva estrategia para la organización. A medida que nos acurrucamos en el rotafolio antes de la presentación y pensamos en la perspectiva de cada persona en el tablero, nos dimos cuenta de que el CEO podría tener razones particulares para sentirse ansioso por dejar de lado las prioridades pasadas. Gracias a esta pequeña cantidad de previsión empática, nos inquietaron menos las preguntas que hizo en la reunión y pudimos enfatizar mejor las formas en que la nueva propuesta se basó en sus éxitos pasados, lo que ayudó a toda la junta a respaldar con entusiasmo el nuevo plan.

Comience con el acuerdo

A veces alguien hace una pregunta porque no está de acuerdo contigo. Este puede ser un momento particularmente delicado para manejar, porque el desacuerdo con demasiada facilidad pone el cerebro de las personas en modo defensivo de lucha o huida . Para ayudar a los dos a pensar clara y constructivamente, comience su respuesta enfocándose en dónde está de acuerdo. Esto ayuda a crear lo que los psicólogos llaman “en grupo”: una sensación de estar en el mismo equipo y compartir puntos en común. Se basa el intercambio en el tipo de respeto mutuo que ayuda a reducir la sensación de amenaza en la situación.

Sigue estos pasos ( adaptado del teórico del juego Anatol Rapaport ) para desactivar la tensión:

  • Reproduzca brevemente su comprensión de su punto de vista. “Si te entiendo bien, sientes …”
  • Esquema donde está de acuerdo. “Estamos alineados en gran parte de esto. Los dos pensamos que … y … “
  • Descubre dónde está tu verdadero desacuerdo. “El único lugar en el que diferimos es …”
  • Explica qué ha formado tu punto de vista. “La razón de mi perspectiva es que …”

Vi esto bien hecho por un gerente senior en una compañía de tecnología que fue desafiada por un colega en su ambiciosa línea de tiempo para el lanzamiento de un nuevo producto. Su respuesta fue algo así: “Si te entiendo bien, sientes que no es realista intentar lanzar en tres meses. Creo que todos queremos asegurarnos de que el producto sea sólido como una roca cuando salga al mercado, y estoy de acuerdo en que el tiempo es ajustado. Sin embargo, soy más optimista que usted sobre nuestras posibilidades de hacer que esto sea un éxito, porque hemos encontrado una manera de duplicar el personal que trabaja en el proyecto. Puedo decirle más sobre esto fuera de línea ”. Al demostrar que realmente reconoció e incluso estuvo de acuerdo con la perspectiva de su colega, su respuesta fue aceptada más plenamente que si simplemente hubiera tratado de tranquilizar a su colega de que todo iba a estar bien. Ella lo hizo sentir más escuchado que despedido.

Parry con curiosidad

A veces, la pregunta que te hacen se siente realmente fuera del campo izquierdo, y puede hacer que incluso el presentador más inteligente se apresure a responder. Esto puede suceder cuando un miembro de la audiencia está tratando de ser entretenido o informativo (“¿No es esto como el problema de las plantas japonesas?”) O, más comúnmente, cuando alguien quiere arrojar luz sobre una situación muy específica de que están trato personal con (“¿Qué vas a hacer con los datos de la página 16 sobre los cortes el mes pasado? Nos está matando”)

No puede preparar una respuesta para este tipo de pregunta impredecible. Pero puede estar listo con un estado mental útil: curiosidad. Se ha descubierto que el aprendizaje es inherentemente gratificante para nuestros cerebros , que es una de las razones por las que hacer una pregunta por tu cuenta puede ser suficiente para sacarte de la defensiva. Por ejemplo, podría decir:

  • “¿Puede contarme más sobre lo que impulsa su pregunta?”
  • “Eso es intrigante, ¿es algo que has experimentado tú mismo?”
  • “¿Hay alguna razón específica para preocuparse por esto?”

Y si aún te queda rascarte la cabeza después de ese gambito, vuelve a la primera estrategia anterior y aprecia la entrada que amplía el horizonte. “No estoy seguro de eso, pero gracias. Lo investigaré y me pondré en contacto con usted”. Después de todo, nunca se sabe cuándo es posible que necesite saber sobre el knotweed.

HBR