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Guía para trabajar desde casa

Si quieres prepararte para tener éxito en el trabajo a distancia, hay varios enfoques o marcos de trabajo que puedes utilizar y que te permitirán tener un excelente comienzo. Abarcamos cada uno de estos enfoques brevemente a continuación, y hemos enlazado con contenido relevante para ayudarte a ponerlos en práctica.

¿Qué vamos a ver en esta guía?

Establecer una Rutina
El entorno tradicional de la oficina proporciona una estructura importante para los empleados: cuándo se espera que estés en el trabajo, desde dónde trabajas, conexiones incorporadas con compañeros y gerentes, y más. Una de las mayores sorpresas para los nuevos trabajadores remotos es cómo esta estructura desaparece casi por completo una vez que ya no están en la oficina. La forma en que se comunican, reciben y comparten información se elimina en un paso, y es un poco más difícil conseguir la atención de los demás.
Tampoco se trata sólo de programar su rutina, es importante disociar una rutina de la noción del tiempo. Tener una rutina de trabajo a distancia no significa necesariamente que tengas que trabajar en un horario típico de 9 a 5, sólo desde tu casa en vez de en una oficina (aunque para algunas personas, ¡esto es justo lo que quieren!). Pero sí requiere que entiendas cómo y cuándo eres es tu horario más productivo, si necesitarás o no estar disponible para tus colegas (para una reunión de trabajo o de planificación, por ejemplo), y cómo puedes trabajar eficazmente sin importar dónde estés.
Cubrimos el hecho de tener una buena rutina en “Establecer y mantener una rutina diaria”.
Ser responsable
“Si no persiste, no existe.”
— Luke Thomas, fundador, Friday

Algunos empleadores podrían pensar que los trabajadores remotos son menos responsables. No tienes supervisores mirando por encima del hombro, y la falta de presencia física puede impulsar la percepción de que no estás realmente “en el trabajo“.
La confianza es una necesidad fundamental en los equipos remotos de alto funcionamiento, y la rendición de cuentas fomenta la confianza. Es esencial que tu equipo y tu gerente confíen en que harás tu trabajo y que todos se concentrarán en los mismos resultados.
Encuentra más información sobre la responsabilidad en Ser responsable y receptivo.
Priorizar tu salud
Ser un trabajador a distancia requiere que inviertas tiempo y esfuerzo extra en tu propio éxito. Para muchos trabajadores remotos, simplemente hay menos retroalimentación y reconocimiento de sus compañeros y supervisores. Esto puede ser amplificado si se encuentra con problemas, especialmente si está aislado o se siente desconectado.
A menos que hables, no está garantizado que los demás se den cuenta, simplemente están demasiado centrados en su propio trabajo. Eso significa que es importante que tengas pro-actividad y que hagas cambios para mejorar tu vida laboral, o que pidas ayuda si la necesitas.
Consulta Salud personal para obtener más información sobre cómo controlar su salud física y mental mientras trabajas a distancia.
Tomar Control de tu entorno
El éxito del trabajo a distancia no se trata sólo de tu actitud, enfoque y habilidades, hay mucho que puedes hacer en tu entorno cotidiano que te ayudará a mantenerte en el camino correcto. Ya sea que se trate de la ubicación de tu oficina en casa o del hardware y software que elijas usar, construir una base y estructura sólidas te ayudará a prosperar. Aprende como configurar de tu oficina remota.

Los Fundamentos para Trabajar desde Casa

“Como trabajadores remotos tenemos que auto-organizarnos completamente y asegurarnos de motivarnos para seguir adelante. Obtener un salario por sí solo no es suficiente motivación para hacerlo, especialmente si tu equipo no valora y trabaja en la conexión interpersonal. Hay que entender cómo te afecta el estrés, cómo afrontar la soledad, cómo mantenerte motivado, sin la estructura de ayuda y la responsabilidad externa de ir a una oficina.”
— Stephan Dohrn, experta en trabajo a distancia y entrenadora

Cada rol de trabajo a distancia tiene requisitos y habilidades únicas y específicas del trabajo, pero hay habilidades más generales que son útiles en cualquier rol de trabajo a distancia.

Comunicación para trabajadores remotos

La falta de comunicación y las interacciones diarias en persona pueden crear fuertes sentimientos de aislamiento, y la mala comunicación también puede llevar a la confusión y la frustración sobre quién hace qué dentro de tu equipo. La comunicación también puede ser una seria molestia: las constantes interrupciones de Slack o de los hilos de los correos electrónicos que no van a ninguna parte pero que no mueren pueden hacer difícil el conseguir y mantenerse enfocado. Por lo pronto nos centramos en gran medida en la perspectiva individual de los empleados remotos y en cómo pueden ser comunicadores pro-activos y eficaces.

Comunicación intencional y apropiada

“Creo que el elemento más importante para el éxito del trabajo a distancia no tiene nada que ver con la forma en que se organiza, la competencia o la cantidad de trabajo, sino con la calidad de las relaciones y, por consiguiente, con la confianza que se establece con las personas con las que se trabaja.”
— Stephan Dohrn, experta en trabajo a distancia y entrenadora

Los trabajadores a distancia (y sus colegas de oficina, si aplica) son responsables de llenar las posibles lagunas de comunicación que una conversación escrita asincrónica puede dejar. Esto puede aplicarse tanto a la información práctica (cuán urgente es algo) como al tono y contenido más sutil y emocional. La clave es tener claridad y ser intencional cuando te comunicas con alguien a distancia. Algunas tácticas para esto incluyen:

  • Comprender las preferencias individuales. ¿Cómo les gusta comunicarse a sus compañeros de equipo? ¿Prefieren escribir, o prefieren encontrar una forma de charlar a través del vídeo o el teléfono? ¿Son personas estructuradas que aprecian una mesa con toda la información importante, o prosperan en una aplicación de chat sin ninguna estructura? No puedes ser un gran miembro de un equipo a menos que sepas que todos prefieren conectarse y encontrar un terreno común.
  • Es crítico asegurarse de que tu equipo también sepa las respuestas a estas preguntas sobre ti. Esto incluye averiguar cuál es el mejor estilo de comunicación para ti.
  • Los equipos efectivos documentan esta información en acuerdos de equipo individuales.
  • Usando comunicación explícita. Compartir y documentar su pensamiento, claramente y al principio del proceso. Es fácil querer “tocar a alguien en el hombro” en Slack, pero si no eres explícito sobre lo que escribes y lo importante que es, la otra persona se queda con dudas o incertidumbre, y puede llenar los huecos de maneras que lleven a malentendidos o confusión. La comunicación explícita es la diferencia entre un mensaje que dice, “¿Tienes un minuto?” y ” [no urgente] ¡Oye! Me encantaría tu opinión sobre la propuesta de mi cliente. ¿Puedes tomarte 5 minutos antes del martes por la noche si es posible y revisarlo? ¡Gracias!

Hacer tiempo para convivir

Una de las herramientas más eficaces para combatir el aislamiento, que también puede ayudar a su productividad, es incorporar a tu día de trabajo la comunicación no relacionada con el trabajo y tomarte tiempo para charlar y compartir con tus colegas. Los empleados remotos no suelen llamar la atención hasta que se comunican, así que es probable que tengas que tomar la iniciativa y hacer estas conexiones.
Muchas empresas tienen canales de chat casuales en Slack o herramientas similares. También es importante dedicar algún tiempo en cualquier reunión que tengas para hacer bromas personales y divertidas, y no sólo para ir al orden del día inmediatamente. Estos son los tipos de momentos que suceden naturalmente en un ambiente de oficina; los empleados remotos usualmente necesitan factorizarlos conscientemente para asegurarse de que sucedan. Esto es doblemente importante de entender si estás dirigiendo a personas remotas.

“En Collective Academy, tenemos un canal #random donde todos nos podemos saludar y actualizarnos sobre nuestra vida personal, contar chistes y memes. Cualquier detalle no relacionado con el trabajo, pero nos ayuda a unirnos como equipo. Nos ayuda a conocernos mejor y fortalece nuestra cultura y sentido de pertenencia. Al final todo esto suma para ser un mejor equipo, y una mejor empresa.”
— Pato Bichara, CEO Collective Academy

Screenshot del canal Random en Slack de Collective Academy
Screenshot del canal Random en Slack de Collective Academy

 
Fuera del trabajo, puedes usar recursos offline, como encontrar grupos locales de Meetup, tomar clases y estar atento a los eventos de tu ciudad. El tiempo que ahorras al no tener que ir al trabajo puede darte un poco de espacio extra para esa importante interacción social.

Trabajo Profundo

Mantener un fuerte sentido de concentración es fundamental para las trabajo profundo basado en conocimiento. Trabajar desde casa puede invitar a muchas distracciones, especialmente si no tienes una delimitación clara en tu espacio de trabajo, en tu rutina, y cuando estás disponible para los amigos, compañeros de cuarto o familia.
Fadeke Adegbuyi de Doist creó un fantástico resumen (en Inglés) de libro Deep Work de Cal Newport, que no podemos recomendar con más entusiasmo a los trabajadores remotos. Si hay un comentario de su guía de trabajo profundo, sería programar su día metódicamente. Sin la estructura de una oficina, tu propio horario (¡que debería reflejarse en tu calendario!) es lo que hace o rompe tu capacidad de realizar un trabajo profundo y enfocado.
Otros aspectos clave para el trabajo profundo son mantener la autodisciplina y tener fuertes límites. Como trabajador a distancia tendrás más éxito en el apoyo de la concentración profunda si:

  • Estableces expectativas definitivas tanto contigo como con tus amigos y familia. Para algunas personas, estar cerca de la familia y ser capaz de interactuar en varios momentos del día es una gran parte del motivo por el que trabajan a distancia. Para otras personas, esto puede ser demasiado perturbador o puede variar con el tiempo. Mientras todos tengan las mismas expectativas, evitarás más frustración y distracciones no deseadas.
  • Creas puntos de pausa auto-reforzados. Idealmente, detenerse a la misma hora cada día te ayuda a evitar que tu vida laboral se desangre en tu tiempo libre.
  • Estableces límites alrededor de tu vida laboral. Asegúrate de que todos sepan cuándo pueden y cuándo no pueden interactuar contigo.
  • Limitas las distracciones. Cuando hagas un trabajo profundo y concentrado, desactiva las notificaciones y cualquier otra cosa que pueda sacarte de tu trabajo o tentarte a consultar los medios sociales o similares. (En el trabajo profundo, Newport llega a alentarte a evitar los medios sociales completamente fuera del trabajo también, pero esto puede no ser posible o razonable para todos).

Administración de Tiempo

“Se comprobó que las personas que trabajaban en casa con éxito estaban muy motivadas y eran autodisciplinadas, y que tenían aptitudes que les proporcionaban poder de negociación. Los empleados demostraron autodisciplina al tender a trabajar en una rutina muy estricta; trabajaban en el mismo lugar todos los días y tendían a tener horarios relativamente estructurados.”
— Margrethe H. Olson

Una buena rutina es un hábito importante para desarrollar como trabajador a distancia. Los beneficios de administrar tu tiempo adecuadamente incluyen:

  • Tu empleador y tus compañeros entienden cuándo estarás disponible.
  • Estar disponible al mismo tiempo que los compañeros de trabajo, si eso es parte de su acuerdo de equipo.
  • Tu familia sabe cuándo pueden (y no pueden) interrumpirte.
  • Usar partes del tiempo dedicado a concentrarse en tareas de trabajo en profundo.
  • Construyendo descansos en tu día para que puedas regresar refrescado.
  • Estableciendo límites para que puedas mantener tu vida personal y laboral separadas.

Establecer y Mantener una rutina Diaria

Si quieres aprovechar al máximo tus horas de trabajo, te recomendamos:
Tener una rutina matutina consistente (o empezarla). Si bien no funciona para todos (y puede no aplicarse a muchos nómadas digitales), muchos trabajadores a distancia se sienten más preparados y listos para un día de trabajo al levantarse a la misma hora cada día, teniendo una rutina matutina de algún tipo (sacar a la familia a la puerta, un paseo rápido con el perro, tomar un café) y estar en su escritorio a una hora bastante predecible para ellos.

  • Compartir tu disponibilidad con tu equipo. Esto es especialmente crítico si no tienes un horario tan consistente, o si tienes cosas que no son de trabajo y que te ocuparán el tiempo durante el día. Muchos equipos usan Slack u otros canales de chat para esto.
  • Planea tu día. Recomendamos que mires tu agenda al final de cada día (o a primera hora cuando empieces) y que bloquees el tiempo para las tareas importantes durante el día.
  • Construye un poco de flexibilidad en tu horario. Si has programado todo en incrementos de 15 minutos, no tendrás tiempo para nada inesperado que pueda surgir.
  • Tomando descansos regulares. También puedes incluirlos en tu calendario o utilizar una técnica como Pomodoro para asegurarte de que te alejes de la computadora.
  • Planificar cuándo dejar de trabajar. Desconectarse al final del día es un gran desafío para las personas que trabajan fuera de la oficina. Además de tener una hora fija para dejar de trabajar, es mejor desactivar las notificaciones de tareas, mensajes, correos electrónicos y similares cuando terminan el trabajo del día.

“Darle a mi día una estructura consciente para cuando trabajo y cuando no, ha sido vital. Durante el primer año después del nacimiento de mi hija, no hice nada. Entonces, mi esposa y yo decidimos dividir los días: El lunes y el jueves son mis días de trabajo, el martes y el viernes son los suyos. El miércoles nos alternamos. Los días no laborables son los que nos encargamos de los niños. Yo sigo trabajando entonces, pero sé que tengo que recogerlos de la escuela, hacer el almuerzo, y estar allí si me necesitan por la tarde.”

—Stephan Dohrn, experto en trabajo a distancia y entrenador.

Saber cuándo parar significa tener la autodisciplina para mantener un horario de trabajo más regular, estar seguro de que estás en el camino de los objetivos de tu equipo, y que estás cumpliendo con lo que eres responsable. Como dice Rodolphe Dutel de Remotive.io, “¿Estoy haciendo lo suficiente?” es una de las preguntas que mantiene a los trabajadores remotos despiertos por la noche. La clave para superar esta preocupación es pedirle a sus supervisores que le den su opinión y mantenerlos informados de lo que están haciendo”.

Trabajando en distintas zonas horarias

Si trabajas como un equipo verdaderamente distribuido, ya sea en un país grande o a nivel mundial, vas a encontrar problemas con los husos horarios y la disponibilidad de los miembros del equipo. Esto puede crear retrasos en las respuestas y en la realización del trabajo. Idealmente tu equipo tiene un conjunto establecido de protocolos para tratar con las diferencias de husos horarios, pero si no, aquí hay algunas cosas que puedes hacer individualmente:

  • Hablar con los colegas de otras zonas horarias sobre sus horarios y cómo quieren que te comuniques con ellos.
  • Mostrar su disponibilidad en su firma de correo electrónico, el estado de Slack, y otros canales o herramientas.
  • Asegurarte de que no trabajas horas inusuales debido al cumplimiento de compromisos establecidos por personas en otras zonas horarias.
  • Usar herramientas de comunicación asíncrona, para que la gente no tenga que estar en línea fuera de su horario de trabajo local.
  • Asegurarse de que estás en el camino correcto con tu trabajo hacia los objetivos del equipo, y dejar que el equipo y tu gerente sepan si algo está empezando a desviarse del camino.
  • Aprovechar las calculadoras de zonas horarias y las aplicaciones para saber cuándo estarán disponibles otras.

Otra área que tal vez debas considerar son los feriados nacionales en otros países. Es posible que otras personas no estén disponibles en los días que no tengas libres, y el hecho de tener que trabajar cuando todos los demás están ausentes puede afectar la colaboración y amplificar los sentimientos de soledad. También es probable que desee asegurarse de que su empresa reconozca los días festivos y las pausas específicas del país en que vive.

Productividad

“Permítanme aclarar que la autonomía no significa hacer menos; significa la libertad de hacer las cosas de una manera mejor y más optimizada.”
— Steph Smith, Analista Senior, The Hustle
Como tantos otros aspectos del trabajo a distancia, te verás en la necesidad de manejar casi todos los aspectos de tu productividad personalmente. Eso no es algo malo por sí mismo, ya que un pequeño conjunto de estudios ha demostrado que los trabajadores a distancia contribuyen realmente entre 1,5 y 4 días al mes a la productividad individual adicional, en comparación con los tradicionales trabajadores de oficina. (link en inglés) Dado que el trabajo a distancia se mide cada vez más por los resultados en lugar de por el tiempo de trabajo, la productividad es decisiva para un trabajador a distancia.
A continuación se presentan algunas sugerencias para maximizar la productividad cuando se trabaja desde casa:

  • Establece un horario que funcione para ti. Hemos cubierto esto en detalle en otros lugares, pero es importante tener un horario que apoye su trabajo y la comunicación con su equipo. Esto te ayudará a adquirir la mentalidad y el hábito de trabajar. Si planeas tomar descansos cortos regularmente a lo largo de tu día, sólo cinco o diez minutos por hora lejos de la pantalla puede ayudarte a volver sintiéndote renovado. Es prudente asegurarse de que también se aprovecha una buena cantidad de tiempo para tomar un descanso para almorzar y salir de la casa.
  • Aclara tus responsabilidades y prioridades. Puede que ya tengas una serie de objetivos claros hacia los que trabajas de forma más autónoma, o puede que estés en un papel más basado en tareas en el que se te asigne un trabajo. Independientemente de la naturaleza de tu trabajo diario, es fundamental que te asegures de que entiendes exactamente lo que se requiere de ti y que hagas preguntas si necesitas aclarar algo. Si no estás seguro de lo que es más importante, es una señal de que los objetivos de tu equipo no están alineados, y querrás hablar y hacérselo saber a tu jefe para que tú (y cualquier otra persona que pueda tener dudas) puedan alinearse.
  • Comprende cuando tienes más productividad. Aunque los trabajadores remotos tienden a trabajar más horas que los empleados tradicionales, también es importante entender cómo está pasando su tiempo, y cuándo está más alerta y con más energía. Esto va más allá de si eres una persona madrugadora o no. La energía y la motivación de la gente varía a lo largo del día. Un buen camino es hacer un balance de cómo prefieres trabajar y programar los tipos de trabajo adecuados durante el día para tu nivel de energía. Esto es especialmente importante si no estás en el mismo espacio todo el tiempo o estás viajando, y necesitas aprovechar al máximo los momentos en los que eres más efectivo.
  • Programa tiempo para trabajar sin distracciones. A veces realmente necesitas bajar la cabeza y concentrarte. El mejor enfoque es bloquear el tiempo en tu calendario para estas actividades, desactivar las notificaciones y eliminar otras distracciones para que puedas darle a la tarea toda tu atención. Tú y tu equipo podrían incluso querer programar actividades particulares para días específicos, por ejemplo, el lunes podría ser el día de tus reuniones, el viernes podría ser el día de tu puesta al día y de las pequeñas tareas, y de martes a jueves podrían ser los días de tus proyectos. Herramientas como RescueTime pueden calcular automáticamente dónde está su atención cuando está usando el ordenador, para que pueda hacer ajustes.
  • Utiliza una lista de tareas. Esto puede parecer un consejo obvio, pero a menudo no se tiene en cuenta. Un gran impulso a la productividad es el seguimiento de todas sus tareas en un solo lugar, de manera que pueda gestionar las actividades de sus proyectos, las solicitudes de los miembros del equipo, las acciones varias y otras actividades desde una ubicación central. Incluso si su empresa tiene una buena arquitectura de comunicación, es posible que la información y las solicitudes lleguen a través del correo electrónico, de Slack, de una herramienta de gestión de proyectos, por teléfono o a través de otros sistemas. Hay un montón de excelentes gerentes de listas de tareas, así que es útil probarlos y ver qué es lo que funciona para ti. Los ejemplos incluyen prácticas de productividad como “Getting Things Done” o enfoques como hacer distintas tareas en el horario donde tienes mejores niveles de energía para cada una.
  • Responsabilízate de tu trabajo. Una buena autogestión proviene de ser responsable y rendir cuentas de tu trabajo. Esto incluye asegurarse de que estás informando sobre lo que haces a tu equipo y a tu gerente, y asegurarse de que nada se pierda. También puede ser útil conseguir un socio de responsabilidad laboral que pueda ofrecer incentivos adicionales. Si empiezas a sentirte sobrecargado o necesitas más tiempo, es importante que hables con tu gerente sobre la posibilidad de compartir el trabajo o de utilizar técnicas para volver a encarrilarte.

Configurar una Oficina en Casa

“Creo firmemente en el impacto de nuestro lugar de trabajo en nuestro comportamiento. Las grandes empresas invierten millones de dólares en el diseño estratégico de oficinas que impulsen la productividad y la innovación, pero nosotros nos tiramos en un sofá y esperamos los mismos resultados.” — Laurel Farrer, CEO, Distribute Consulting

El 80% de los trabajadores remotos completan su trabajo desde casa.(Link en inglés) Sin embargo, diseñar la oficina perfecta de trabajo remoto es un desafío. Pasar algún tiempo configurando correctamente su oficina creará el ambiente adecuado para que sea lo más efectivo y eficiente posible. Esto incluye:

  • Minimizar las distracciones
  • Cumplir con una rutina
  • Poner límites claros en su lugar
  • Trabajar con comodidad
  • Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida familiar
  • Comunicarse y colaborar bien
  • Reuniendo tus ideas y pensamientos
  • Maximizar la productividad

Cuando eliges un espacio de Coworking basado sólo en la proximidad, o atascas un escritorio diminuto en un rincón del comedor, no estás haciendo nada para beneficiar tu salud personal o profesional. Si puedes, invierte el tiempo y el dinero necesarios para diseñar un lugar de trabajo que sea seguro, energizante y sostenible.
Si nunca has conseguido espacio en otro lugar para trabajar, te sorprenderá que pueda ser una pequeña inversión. Vale la pena hablar con tu empresa para ver si pueden ayudarte a comprar el mobiliario, el hardware o el software que necesitas, u ofrecerte un estipendio, un préstamo sin intereses u otros incentivos financieros que te ayuden a montar las cosas adecuadamente. Dependiendo del lugar donde trabaje, la ley puede exigir que su empleador también te proporcione herramientas que promuevan tu salud y seguridad.

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Durante la Pandemia de COVID, reconfiguré el departamento de CDMX para extender mi escritorio usando la mesa de comedor. Y así emular el espacio de escritorio necesario para aumentar mi productividad.

Tener un espacio dedicado

“Si trabajas desde tu sofá, tu casa es tu trabajo.”
— Rodolphe Dutel, fundador de Remotive.io
Poco más del 30% de los trabajadores remotos tienen espacio para una oficina separada y dedicada, (Link en Inglés)y esa es a menudo la mejor opción para optimizar su forma de trabajar. La gente que no tiene una oficina separada tiende a usar su sala de estar o su dormitorio. Cuando estés eligiendo dónde trabajar, tendrás que pensar en:

  • Tu distribución y el espacio disponible
  • La probabilidad de que se distraiga durante el día
  • Donde puedes localizar un escritorio, un ordenador y el resto de mobiliario y hardware de oficina que necesitarás
  • Lo cómodo que puedes hacer que tu ambiente de trabajo
  • Lo profesional que se verá el área si estás en una videollamada

Para ayudarte a decidir, te recomendamos:

  • Hablar con la gente con la que vives sobre cómo planeas trabajar
  • Probando varios espacios para tu trabajo si no tienes una habitación separada
  • Discutiendo las opciones con otros trabajadores remotos de su equipo
  • Invertir en productos de trabajo de calidad para hacer tu vida más fácil

Si te gusta tener a otras personas alrededor, puede ser una buena idea alquilar un escritorio en un espacio de trabajo. Algunos empleadores podrían incluso cubrir estos costos, y puede ser una buena manera de crear una rutina y evitar distracciones.

Muebles para tu oficina en casa

Probablemente pasarás siete o más horas al día trabajando desde casa, así que es importante invertir en muebles de alta calidad que te apoyen en tu trabajo.

  • Un escritorio cómodo. Sea cual sea el tipo de escritorio que tengas (o compres), tendrás que asegurarte de que hay suficiente superficie para tu hardware, accesorios y cualquier papeleo u otros materiales que puedas necesitar. Es mucho mejor tener un buen escritorio y una buena silla que trabajar desde la mesa del comedor.
  • Silla ajustable. El tipo de silla que usas es posiblemente más importante que tu escritorio. Es fundamental elegir una silla que ofrezca todas las capacidades ergonómicas, incluyendo un completo soporte para la espalda, variación de la altura de la silla y los brazos, y otros ajustes. Aquí hay una guía del comprador para empezar.
  • Lámpara de escritorio. Puede ayudar a evitar el cansancio de los ojos consiguiendo una buena lámpara de escritorio, posiblemente del tipo de luz suave para evitar el deslumbramiento. Elegir lámparas con diferentes tipos de focos también podría ayudar con el trastorno afectivo estacional, y algunos tipos de iluminación podrían permitirte dormir mejor por la noche. Si estás en muchas videoconferencias (especialmente para funciones relacionadas con las ventas), tal vez también quieras invertir en un anillo de luz (o un producto similar) que te haga más visible en el vídeo.

Otros accesorios

Otros pequeños cambios pueden hacer una diferencia significativa en su entorno de trabajo:

  • Plantas. El verdor ayuda a llevar la naturaleza al interior y a elevar tu estado de ánimo.
  • Apoyos ergonómicos para las muñecas. El uso de estos con la alfombrilla del ratón o el teclado puede reducir la tensión.
  • Un archivero. Es útil para organizar su papeleo si tiene mucho.
  • Contenedores de almacenamiento. Si le gusta que las cosas estén ordenadas, una colección de éstos mantiene los accesorios organizados y a salvo de mascotas o niños.

Hardware de oficina en casa

El hardware que elijas para trabajar puede marcar una gran diferencia en tu productividad. Si bien su empresa puede proporcionarle hardware, también vale la pena investigar las actualizaciones, ya que pueden tener un efecto dramático en la velocidad y la eficiencia de tu trabajo.

  • Computadora rápida. Una computadora portátil o de escritorio rápida y actualizada puede reducir en unos pocos segundos los cientos de tareas que realiza diariamente, y podría ahorrarte unas pocas horas cada mes. Una computadora mejor con más memoria facilita el inicio de tus programas, mantiene abiertas varias aplicaciones y cambia entre ellas en un momento. Si estás considerando trabajar a distancia para una nueva empresa, tal vez quieras preguntar en el proceso de entrevista si te proporcionan una o te ofrecen un estipendio para que la compres tú mismo.
  • Accesorios para el portátil. Si tiene un ordenador portátil, le recomendamos seriamente un monitor externo, un teclado, un ratón y un soporte para el ordenador portátil. Si trabajas fuera de casa, algo como el soporte Roost Stand también puede ser una gran opción.
  • Monitor grande. Consigue un monitor tan grande como puedas permitirte y que quepa de forma realista en tu escritorio. Más espacio para la pantalla significa que puedes tener más ventanas abiertas una al lado de la otra. Esto facilita la recopilación de información y el trabajo eficiente.
  • Teclado de calidad. Un buen teclado marcará una diferencia sutil pero útil en términos de velocidad y calidad de trabajo. Los teclados mecánicos te dan una “respuesta” más positiva al pulsar las teclas, y pasar de un portátil a un teclado externo te da más espacio para trabajar.
  • Un router y una wifi confiables. Dependerá completamente de su conexión a Internet cuando se trabajas Obtener un router rápido y fiable para Internet y wifi significa que obtendrá una mejor respuesta y experimentará menos tiempo de inactividad, y será mucho menos probable que tenga problemas de calidad con las videollamadas.
  • Audífonos cómodos y cámara web de alta calidad. Es probable que dediques tiempo a las llamadas en conferencia, por lo que comprar un buen micrófono y unos buenos audífonos de audio facilitará esas reuniones. También vale la pena comprobar la calidad de la cámara web incorporada y comprar una externa si crees que es necesaria.

“Consigue un monitor externo y un buen juego de auriculares con un micrófono realmente bueno. Mucha gente no presta atención a la calidad del audio en las llamadas, pero es fundamental en los equipos remotos.” — Liam Martin, co-organizador, Running Remote

Otro equipo

Otras actualizaciones menores del hardware pueden proporcionar beneficios adicionales:

  • Bocinas externas. Un par decente hace que la música de fondo sea mejor mientras se trabaja.
  • Ratón cómodo. Algunas personas prefieren versiones más ergonómicas para una navegación de pantalla más precisa y menos tensión en la mano y la muñeca.
  • Una impresora decente. Si necesitas imprimir algo, la calidad marca la diferencia.

Software para trabajar desde casa

Hay miles de opciones en el software que los empleados remotos-y las empresas que los emplean-eligen utilizar. Creemos que es importante tener en cuenta algunos principios a la hora de elegir el software adecuado para ti:

  • Restricciones del empleador. Antes de empezar a buscar alternativas de software, es importante entender las políticas y pautas de su empleador. Es posible que insistan en que sólo utilice ciertos tipos de software, por motivos de privacidad, seguridad, calidad u otras razones. Deberás informarte sobre las restricciones que tienen y hablar con tu supervisor si tienes alguna pregunta.
  • Necesidades individuales. Debido a que eres un trabajador a distancia, tienes necesidades ligeramente diferentes a las de las personas que trabajan en una oficina tradicional. Los tipos de software adecuados pueden ayudarte a administrar tus tareas, mantenerte en contacto con tus colegas y maximizar la productividad.

Aunque algunos programas de software serán específicos para tu empresa en particular, hay áreas más generales en las que es importante encontrar la solución correcta:

  • Plataformas de comunicación. Estas te ayudan a mantenerte en contacto con tus colegas, supervisores y miembros del equipo (Slack, Microsoft Teams, Twist, etc.).
  • Software de gestión de proyectos. Te permite estar al tanto de múltiples proyectos y hacer un seguimiento de todas las tareas que estás gestionando o que te han sido asignadas. (Asana, Basecamp, Microsoft Project, y otros)
  • Software de respaldo. Necesitarás algo que copie tus datos locales a la nube o posiblemente a un disco duro externo. Antes de seleccionarlo, compruebe las políticas de su empleador en cuanto a la gestión de datos y la privacidad.
  • Seguimiento del tiempo. Hay muchas opciones para ayudarte a mantener tu horario y a entender cómo pasas tu día de trabajo (Toggl, Harvest, Clockfy y más).
  • Listas de tareas. Elige tu herramienta favorita que te ayude a mantenerte concentrado y asegurarte de que no se pierda nada. (Todoist, Trello, Tick tick, etc.)
  • Tus dispositivos. Algunos programas funcionan mejor en tipos específicos de dispositivos. Aunque los teléfonos móviles y las tabletas se están volviendo cada vez más populares para trabajar sobre la marcha, a menudo obtendrás una mejor productividad trabajando desde una computadora de escritorio o portátil. Puedes probar el software en varios tipos de dispositivos y aprender lo fácil que es de usar.
  • Prueba antes de comprar. Elige cualquier tipo de software -comunicaciones, gestión de proyectos, listas de tareas, correo electrónico, creación de documentos, contabilidad, seguimiento del tiempo- y encontrarás docenas o cientos de opciones para cada uno. Tantas opciones pueden resultar abrumadoras, por lo que te recomendamos que hables con los demás miembros de tu equipo, leas las reseñas y utilices las versiones de prueba de las aplicaciones antes de comprometerte.
  • Integración y automatización. La prevalencia de la computación en nube y el “software como servicio” han hecho mucho más fácil automatizar las interacciones entre los servicios de software que usted utiliza. Servicios como Zapier e IFTTT facilitan la transferencia automática de datos entre aplicaciones. Por ejemplo, si recibes un correo electrónico que asigna una tarea, un servicio de automatización podría añadirlo a tus aplicaciones de gestión de proyectos, calendario, lista de tareas y seguimiento del tiempo. Zapier ofrece una gran visión general de cómo utilizar sus servicios. Una vez más, consulta con tu empleador para entender sus políticas de uso de software.

Ser Profesional cuando trabajas desde casa

Cuando trabajas desde casa, es fácil que las líneas entre tu vida personal y laboral se vuelvan borrosas. Pero es importante mantener un nivel apropiado de profesionalismo en todas tus interacciones con tus compañeros, supervisores y otros en tu negocio.

Mantener la responsabilidad y receptividad

Mientras que el trabajo a distancia rechaza la noción de presencia como medida de su productividad, es a la inversa fácil volverse virtualmente invisible cuando se trabaja desde casa. Ser responsable significa que haces lo que dices que harás, de modo que tu equipo puede depender de ti y no necesita revisar las planificaciones externas o los mecanismos asincrónicos que tienen en su lugar. Puedes asegurarte de que tu equipo sepa que vas por buen camino:
Usando los mejores canales de comunicación. Recomendamos seguir el acuerdo de su equipo o, si no lo tiene, preguntar a los compañeros cómo quieren comunicarse. Lo ideal sería que la mayor parte de su comunicación fuera asincrónica, pero esto variará dependiendo de su empresa.
Responder adecuadamente. Esto incluye responder a correos electrónicos, llamadas y otras comunicaciones de acuerdo con los protocolos acordados de tu equipo, y mantener tus mensajes centrados y en punto. Querrás estar atento a la forma en que tu equipo hace preguntas o necesita aclaraciones sobre cualquier trabajo o proyecto en curso, pero es importante tener cuidado de no exagerar. Muchos trabajadores a distancia informan que se sobrecompensan por el miedo a no estar visiblemente disponibles, lo que podría llevar a molestar a los miembros de su equipo o a distraerse para realizar el trabajo necesario.
Manejando tu rol. Esto significa mantener un nivel de autonomía sobre tu trabajo, saber cuándo involucrar a un gerente, y ayudar a tus compañeros si tienen dificultades. También querrás asegurarte de que te mantienes en el camino con todo lo que eres responsable, de que cumples con tus objetivos y de que cumples con los plazos.
Sé transparente en cuanto a tus horas. Si bien puede prosperar al aprovechar la flexibilidad que ofrece el trabajo a distancia, ¡es importante que no desaparezca! Aunque algunos equipos de trabajo a distancia funcionan casi totalmente de forma independiente, no puede hacer daño a su equipo si va a pasear al perro, a pasar un rato con la familia o a hacer algunos recados. Siempre y cuando estés haciendo tu trabajo, y tu equipo sepa que obtendrán respuestas a cualquier pregunta dentro del plazo que todos hayan acordado, puedes ser libre de ajustar tu horario según sea necesario.
El aspecto de la rendición de cuentas variará, dependiendo del tipo de empresa para la que trabaje. Una compañía de primera línea tendrá la expectativa de que todo el equipo será remoto, y tendrá la estructura y documentación necesarias para apoyar el trabajo autónomo y asíncrono. Con las empresas tradicionales que están en transición hacia el trabajo a distancia, tendrá que prestar especial atención a su responsabilidad.

Proyectar un entorno de trabajo profesional

Incluso si no tienes una oficina en casa separada, hay pasos que puedes dar para proyectar profesionalidad cuando trabajas:

  • Vestirte para tu rol. Puede que te vistas un poco más informal que si fueras a una oficina tradicional, pero vestirse decentemente cada día puede ayudar con tu mentalidad e imagen. También puedes considerar si hablarás con clientes externos, entrevistarás a los candidatos o utilizarás otras formas de comunicación externa que se beneficiarían de que te vieras más pulido.
  • Manteniendo el fondo apropiado. Puede que tengas que participar en videoconferencias y estar en una cámara web. Es aconsejable asegurarse de que no le importe que tus colegas o supervisores vean el fondo detrás de ti.
  • Minimizar el ruido y las distracciones. Intenta limitar las distracciones siempre que sea posible, pero eso es doblemente importante si estás en una videoconferencia. Es bueno dejar que los demás a tu alrededor sepan que estás asistiendo a una reunión y pedirles que mantengan los ruidos extraños al mínimo.

Sin embargo, vale la pena señalar que más empresas están adoptando el trabajo a distancia como una forma de repensar las perspectivas tradicionales de la oficina sobre lo que es y lo que no es aceptable. El trabajo a distancia también proporciona un entorno menos exigente para las personas con discapacidades físicas y necesidades de salud mental, como la ansiedad y la depresión, y en muchos casos, esto incluye una menor necesidad de comunicación en persona o cara a cara. Las empresas tendrán sus propias normas y expectativas (e idealmente, un código de conducta) sobre si las personas necesitan tener su video encendido para las reuniones, y sobre lo que es o no es “profesional”.

“El trabajo a distancia proporciona un enfoque más inclusivo que es una oportunidad para liberarse del entorno estéril co-ubicado. Esto significa que los padres que trabajan no tienen por qué mortificarse si sus hijos acuden a una reunión. En lugar de eso, ¡celébralo! Los espacios co-ubicados requieren que compruebes tu verdadero yo en la puerta, lo cual es una tragedia. Con el control remoto, traes tu yo completo, antecedentes y todo, siempre y cuando no infrinja un código de conducta. No deberías avergonzarte si tu fondo es una cordillera o una playa. En realidad es muy difícil trabajar en la playa, y requiere una cantidad excepcional de concentración, madurez y empuje.”
—Darren Murph, Líder de Remoto, GitLab

Tener un plan B

Es importante tener un espacio de trabajo de reserva. Si pierdes la energía, se cae Internet, o no puedes trabajar desde tu lugar habitual, necesitarás tener un lugar de contingencia. Vale la pena dedicar un poco de tiempo a buscar otras áreas en las que puedas trabajar para reducir el estrés en caso de emergencia.
En general, debes tener una lista de otros lugares donde sepas que puedes trabajar y que tengan wifi fiable y el tipo de entorno que necesitarás (por ejemplo, un espacio de trabajo conjunto con cabinas o salas para videollamadas y reuniones).

Salud y Bienestar al Trabajar desde Casa

Física y mentalmente cuidarse es vital como trabajador a distancia, y requiere una buena autogestión. Exploraremos las técnicas prácticas que puedes usar para mantenerte sano.

Salud física

Los trabajadores a distancia tienen más libertad para cuidar de su salud física que los papeles tradicionales de oficina. Muchos de los consejos que se dan a continuación se aplican a cualquier persona en realidad, pero es de esperar que las personas con horarios remotos más flexibles puedan aprovechar mejor estas oportunidades.

Dormir suficiente

El insomnio y el no dormir lo suficiente es un problema importante para muchas personas, ya que el 35% de las personas duermen menos de lo que deberían. (Link en Inglés) Los trabajadores a distancia no son una excepción, y la falta de límites claros, la ansiedad por el trabajo o los sentimientos de soledad pueden contribuir. Hay muchos consejos para tratar el insomnio. Aquí está nuestra mejor opinión sobre cómo los trabajadores remotos pueden dormir lo suficiente:

  • Establece un horario claro. Esto incluye tener en cuenta cuándo estarás y no estarás disponible para trabajar, y asegurarte de que tienes suficiente tiempo para relajarte cada noche.
  • Desactivar las notificaciones de trabajo. Siléncialas cuando termines el día, para no tener la tentación de ver las interrupciones relacionadas con el trabajo cuando deberías estar relajado.
  • Crear rutinas de noche y de mañana. Las rutinas ayudan a establecer límites entre tu trabajo y tu vida personal que te permiten prepararte para desconectarte del trabajo adecuadamente.

  • Minimiza el tiempo con pantallas. Colocar los dispositivos una o dos horas antes de acostarse es un buen consejo para cualquiera, no sólo para los trabajadores a distancia.
  • Despeja tu cerebro. Un buen método es escribir lo que necesitas hacer el día antes de que lo necesites, para que no te mantengas despierto pensando en ello.

Hacer ejercicio con regularidad

Es fácil ser sedentario como trabajador de conocimiento, y puede que te sientas menos inclinado a “salir de la oficina” si trabajas desde casa. El ejercicio es una de las mejores cosas que puedes hacer por tu salud en general, y aquí tienes algunos consejos para los trabajadores remotos que quieren ponerse en movimiento:

  • Levántate y muévete. Es útil alejarse del escritorio durante cinco o diez minutos cada hora y dar un paseo por la casa o separarse del trabajo. Esto puede incluir tomarse un tiempo para estirarse y hacer ejercicios de fortalecimiento, especialmente si está sentado durante largos períodos de tiempo.
  • Ve a dar un paseo. Recomendamos que salgas de tu casa por lo menos 30 minutos al día para ir a caminar, ya que no sólo es un buen ejercicio, sino que también te ayuda a sentirte más conectado con el mundo que te rodea, lo que puede mejorar tu salud mental.
  • Tome una clase. Puede que te resulte beneficioso probar una clase de ejercicio, un club de atletismo o un equipo deportivo para conectarte con los demás mientras te pones en forma.

Tomarte tiempo libre si estas enfermo

Los trabajadores remotos no corren el riesgo de infectar a sus compañeros de trabajo si se enferman, pero eso no significa que no debas tomarte un tiempo libre. Si estás enfermo, es mejor que se lo hagas saber a tus colegas y al supervisor, y que te tomes un tiempo para mejorar.

Comer sano

Parece obvio que todos deberíamos comer saludablemente, pero es más difícil de lo que piensas como trabajador remoto. Aquí están las recomendaciones basadas en nuestras conversaciones con una gran cantidad de personas que trabajan a distancia:

  • Hacer un esfuerzo consciente te ayuda a evitar alimentos altamente procesados como papas fritas y galletas.
  • Es bueno tener a mano fruta y verdura fresca para un bocadillo rápido cuando te alejas de tu escritorio para un descanso.
  • Mantenerse sano incluye vigilar los niveles de energía y comer algo si sientes que estás decayendo.
  • Cocinar por lotes la comida para los almuerzos y las cenas del fin de semana te permite ahorrar tiempo y tener siempre algo delicioso a mano para que puedas pasar el tiempo disfrutándolo realmente.
  • Una aplicación de planificación de comidas es una buena inversión para facilitar la compra y la preparación de los alimentos.
  • ¡Es mejor no comer en tu escritorio!
  • La preparación de sus almuerzos te ayuda a gastar el mínimo esfuerzo para asegurarte de que comes, y así también puedes pasar un tiempo de calidad lejos de tu escritorio.

Salud Mental

”Encontrar el equilibrio entre trabajo y vida no se trata de priorizar tu bienestar mental a expensas de tu trabajo. Es reconocer que, a largo plazo, todas las áreas de tu vida están mejor cuando pones tu salud mental en primer lugar.
— Amir Salihefendic, fundador y director ejecutivo de Doist

El agotamiento entre trabajadores remotos

Esta sección contiene información para trabajadores remotos para ayudarles a centrarse en su salud mental. Pero es importante señalar que la salud mental no es sólo responsabilidad de los empleados individuales.
El agotamiento en particular es un problema sistémico que con mayor frecuencia proviene de las prioridades y dinámicas organizativas, y sólo en cierta medida se relaciona con el exceso de trabajo individual. Cubrimos esto en profundidad en Moral, Salud Mental, y Burnout en Equipos Remotos, especialmente en lo que respecta a lo que los gerentes y el liderazgo pueden hacer para asegurar la salud mental de sus equipos remotos.
Es crítico que los empleados remotos no se queden aislados y se espere que monitoreen y manejen su salud mental por su cuenta.
Cuando se trata de lo que los trabajadores remotos pueden controlar, desconectarse después del trabajo y manejar los sentimientos de soledad y aislamiento son dos cosas clave en las que los individuos pueden concentrarse.

Crear limites claros y desconectarte

La transición del hogar al trabajo es más difícil cuando los límites entre el hogar y el trabajo se borran intencionadamente, como en el caso de los trabajadores remotos.

“El efecto es que las presiones del trabajo se extienden a la vida no laboral como se refleja en la incapacidad de “desconectarse” y en las dificultades que se encuentran para desenvolverse al final de la jornada laboral.”
— Alan Felstead y Golo Henseke, Nuevas Tecnologías, Trabajo y Empleo

Es fácil que el hogar y la vida laboral de un trabajador remoto se mezclen. Esto dificulta el desconectar, puede aumentar la ansiedad y puede contribuir al agotamiento.
Hay varios pasos prácticos para ayudarte a establecer buenos límites (varios de los cuales también hemos cubierto en las secciones de productividad y gestión del tiempo):

  • Tener una rutina de trabajo definida. Tendrás que tener proactividad en cuanto a no trabajar fuera de esas horas.
  • Gestionar las expectativas en torno a tu disponibilidad. Esto es importante tanto en casa -para reducir las distracciones- como para tu equipo, por lo que has establecido normas sobre cuándo estarás disponible para las reuniones o la colaboración, y cuándo necesitas tiempo ininterrumpido para concentrarte.
  • Manejo de las interrupciones de dispositivos. Establece el modo “no molestar” en tus dispositivos móviles para evitar que te molesten las notificaciones fuera del horario de trabajo. Ayuda aún más si tienes un teléfono separado para el trabajo, y si mantienes todas las aplicaciones relacionadas con el trabajo fuera de tu teléfono personal.
  • Objetivos y expectativas claras para tu rol. Si no los tienes, o no son claros, deberás establecer un tiempo para discutirlo con tu gerente. La falta de objetivos y resultados claros contribuye en gran medida a que trabajes demasiado o a que te equivoques, lo que puede provocar agotamiento, frustración y falta de motivación.
  • Conexión fuera del trabajo. Puede establecer conexiones planificando actividades con su familia y amigos, y estando atento para no caer en la tentación de “sólo revisar” sus tareas de trabajo o sus comunicaciones.
  • Mantener concentración y productividad. Cuanto más te prepares para hacer todo cada día, menos te sentirás culpable de cerrar la computadora del trabajo al final del día.
  • Tomar descansos regulares. Una oficina ofrece muchas razones incorporadas para alejarse de su escritorio y de su computadora, por lo que debe planificar y atenerse a las opciones que le resulten útiles para poder despejar el espacio mental de su trabajo.
  • Tomar tiempo libre. Los trabajadores remotos tienden a tomar menos tiempo libre que sus colegas de la oficina. Cualquiera que sea la política de vacaciones de su empresa, es una buena idea aprovecharla al máximo. Mientras más empleados remotos modelen este comportamiento, más será una norma establecida que tomar vacaciones ayuda a hacerte un mejor trabajador remoto.

Manejar la soledad

La soledad puede ser un problema persistente cuando se trabaja desde casa. La falta de interacción con los demás, el contacto social limitado, y sólo tú delante de tu escritorio puede conducir a sentimientos de aislamiento. Afortunadamente, puedes tomar medidas para conectarte y sentirte parte de algo más grande:

  • Reflexionar. No todo el mundo pasa el tiempo pensando en cómo prefiere comunicarse, si tiene más energía en ciertos momentos del día, y si interactuar con otras personas los recarga o los agota. Reflexionar sobre ti mismo de esta manera te ayuda a pensar en cómo estructurar tu día, cuándo y cómo deberías tender la mano y conseguir alguna comunicación y conexión personal, y si deberías mezclar las cosas y no seguir exactamente la misma rutina día tras día.
  • Muévete. Si trabajas desde casa, te ayudará salir de la oficina al menos una vez a la semana. Puedes intentar trabajar desde un espacio común o una cafetería, o incluso ir a la(s) oficina(s) de tu empresa si es posible. Muchos trabajadores remotos tienen en cuenta los paseos diarios, las salidas con perros, las sesiones de gimnasio u otras formas de actividad física, que según las investigaciones son una parte fundamental para mantener una buena salud mental.
  • Habla con tu equipo. Es fácil comenzar a sentirse como un lobo solitario, por lo que es importante hablar con tus compañeros y miembros del equipo, especialmente con otros trabajadores remotos, sobre cómo lidian con los sentimientos de aislamiento. Muchas empresas crean grupos virtuales (o de la vida real) donde puedes registrarte y charlar. Y aconsejamos a las personas que no duden en utilizar comunicaciones interactivas y sincronizadas, como la videoconferencia o las llamadas telefónicas, en lugar de herramientas menos personales como Slack o el correo electrónico. Construir tiempo social y chatear en tu día te ayudará a sentirte parte de algo más grande.
  • Conéctate fuera del trabajo. Es aconsejable planificar el tiempo que se pasa con los amigos y la familia durante la pausa del almuerzo o cuando se termina la jornada de trabajo. Las actividades sociales son un tipo importante de autocuidado que es aún más importante para los trabajadores a distancia. Puedes crear salidas y pasatiempos creativos para disfrutar del trabajo exterior, especialmente si tienen un elemento social. Esto puede incluir revisar Meetup y sitios similares para ver si hay grupos con tus intereses que se reúnen en tu área; tal vez incluso haya un grupo de trabajadores remotos donde vives.

Ahora debes tener una idea clara de en qué consistirá tu trabajo a distancia, junto con consejos y técnicas para maximizar tus posibilidades de éxito. Recuerda, también, que nada de tu acercamiento al trabajo remoto está grabado en piedra. Cada persona tiene diferentes maneras de trabajar, y ajustar estos enfoques a sus necesidades únicas será un proceso continuo.
 
—  Paul Maplesden.