Tal vez revisar el correo electrónico a primera hora sí sea lo mejor

A pesar de la creciente popularidad de servicios de mensajería como Slack, el correo electrónico sigue dominando la comunicación empresarial: se enviaron más de 205.000 millones de correos electrónicos cada día durante 2015. Entonces no sorprenderá que el correo electrónico también represente una importante fuente de estrés: un 92% de los empleados presentan una presión sanguínea y un ritmo cardíaco elevados cuando utilizan el correo electrónico en el trabajo. Incluso aunque ignoren un mensaje, a menudo corroe su consciencia. Líderes como el CEO de Zappos, Tony Hseih, han hablado acerca de sus sentimientos de culpabilidad y ansiedad a causa de su incapacidad de despejar sus bandejas de entrada rebosantes y responder a los mensajes de manera puntual.

A pesar de que los estudios demuestran que el trabajador medio comprueba su correo electrónico unas 74 veces al día, y en muchos casos procesa los mensajes a la velocidad del rayo (otro estudio demostró que el 70% de los correos electrónicos de trabajo se despacha en una media de seis segundos), muchos de nosotros nos seguimos sintiendo incapaces de mantenernos al corriente. En parte, es una sencilla cuestión matemática: enviamos más correos electrónicos que nunca. Se calcula que durante 2018, el empleado medio enviará y recibirá unos 140 mensajes al día.

Pero después de examinar cuidadosamente mis propias prácticas de correo electrónico, me he dado cuenta de que parte de mi propia dificultad para estar al día con mi correspondencia digital se basa en suposiciones equivocadas contrarias a mi productividad. Se nos ha advertido repetidamente que es una mala idea empezar el día con la comprobación del correo electrónico. Legiones de publicaciones de negocios han arremetido contra esa práctica, y una de las invitadas preferidas de la popular presentadora televisiva Oprah Winfrey, Julie Morgenstern, escribió un exitoso libro sobre la productividad titulada Never Check Email in the Morning (Nunca compruebe el correo electrónico a primera hora).

¿Cambiar este hábito podría ser la panacea para el 80% de los usuarios de smartphone de entre 18 y 44 años de edad que comprueba el móvil nada más despertarse, según reveló un estudio publicado en 2013? Tal vez. Desde luego les permitiría centrarse en otras prioridades profesionales antes de verse absorbidos por una serie de tareas inesperadas.

Pero cuando analicé los mensajes que languidecían al fondo de mi bandeja de entrada, me dicuenta de que el problema no era el volumen de correspondencia. De hecho, gestionar los mensajes menos importantes resulta fácil con la subscripción a un servicio como Unroll.me, que los agrupa para ser leídos cuando más le convenga al usuario.

Al contrario: mi problema con el correo electrónico a menudo tenía que ver las importantes decisiones que los e-mails me planteaban.

Una investigación de Roy Baumeister demuestra repetidamente que la capacidad de tomar de decisiones racionales es finitay va menguando durante el transcurso del día. «Uno no piensa necesariamente en la toma de decisiones como algo parecido a resistirse a la tentación, pero lo es. Requiere el mismo tipo de energía mental», explicó el coautor del trabajo de Baumeister, John Tierney, a la Radio Pública Nacional (NPR) de Estados Unidos.

Creyendo, como hacía, en la máxima de «hacer primero las tareas importantes» y relegar el correo electrónico al final del día, encontré que evitaba sistemáticamente contestar a determinados mensajes porque requerían unas difíciles decisiones que mi cerebro encontraba agotadoras. ¿Cómo puedo decir no con elegancia a una entrevista de información o puedo encontrar una sugerencia alternativa? ¿Quiero hacer el webinar gratuito? ¿Cómo puedo juzgar si realmente representa una «buena publicidad»? ¿Ofendería al amigo que me lo recomendó si me negara a hacerlo?

Como resultado, los mensajes «fáciles» se procesaban en cuestión de segundosy las respuestas más difíciles o incómodas se retrasaban indefinidamente, lo que las hace aún más incómodas cuando por fin contestaba semanas o meses más tarde, quedando fatal en el proceso.

Mi nueva innovación, basada en las investigaciones, consiste en dedicarme siempre al correo electrónico por la mañana. No necesariamente cada día, porque desde luego existen otras prioridades que han de recibir mis atenciones. Pero me di cuenta de que si realmente quería vencer a esos mensajes rezagados del fondo de mi bandeja de entrada, lo que más necesitaba no era simplemente tiempo para contestar; era la voluntad y el discernimiento para hacer juicios acertados y responder en consecuencia.

Ahora programo periódicamente unos «esprints» de entre 20 minutos y 25 minutos (siguiendo la Técnica Pomodoro) para centrarme más en los correos complicados durante la mañana, cuando tengo una claridad mental mayor.

Luchar contra la marea del correo electrónico puede que finalmente resulte inútil: los investigadores calculan que el volumen de correos electrónicos está creciendo a un ritmo del 15% anual. Algún día, nadie podría llegar jamás a despejar totalmente su bandeja de entrada. Pero hasta entonces, espero que entender por qué he procrastinado a la hora de contestar a determinados mensajes, y aprender a superar ese comportamiento, me habilite para cumplir con mis propios ideales sobre la capacidad de respuesta. O al menos que reduzca mi ritmo cardíaco y presión sanguínea.


por
trad. Teresa Woods»

Dorie Clark es estratega de ‘marketing’ y ponente profesional que enseña en la Escuela de Negocios Fuqua de la Universidad de Duke (EEUU). Es la autora de ‘Reinventing You y Stand Ou’t. Puede pedir una copia gratuita de su cuaderno de trabajo de autoevaluación ‘Stand Out Self-Assessment Workbook’.«

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