La desventaja de Flex Time
La desventaja de Flex Time

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Laurence Dutton/Getty Images

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El trabajo remoto, especialmente en un mundo afectado por Covid-19, conduce naturalmente al «tiempo flexible». Los empleados con niños pequeños podrían estar haciendo la mayor parte de su trabajo por la noche después de que los niños están en la cama. Otros están trabajando temprano y esperan dejar de fumar temprano. Otros están empezando tarde y trabajando hasta tarde.

Si todos los miembros de su equipo trabajan diferentes horas, es posible que reciba correos electrónicos y mensajes a todas horas del día, la noche o el fin de semana, lo que puede crear rápidamente un entorno siempre disponible o «siempre activo». Esto podría ser necesario en algunas industrias durante estos tiempos difíciles, pero ciertamente no en todas las industrias y no para todos en ninguna industria. Pero una vez que esto se arraiga en la cultura de su empresa, se vuelve difícil, si no imposible, «restablecer» más adelante. Y «siempre encendido» no es sostenible. Aumenta la presión y convierte rápidamente su empresa en un lugar desagradable para trabajar. Podría hacer que incluso los empleados más dedicados consideren otras ofertas.

Lecturas adicionales

He estado ayudando a los clientes a implementar políticas que evitan esto durante años, pero es aún más importante ahora que los empleados de repente se ven empujados, sin preparación, a esta situación laboral desconocida. Entonces, ¿cómo puede satisfacer las necesidades de sus empleados mientras aún proteger su cultura y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de tu equipo? La clave es adoptar y fomentar el tiempo flexible, al tiempo que se definen «horas de comunicación» claras (por ejemplo, de 8 a.m. a 6 p.m.). Fuera de ese horario, se debe animar a los empleados a cambiar su configuración a «No molestar» y a utilizar la función «programar envío» de su cliente de correo electrónico para que los mensajes sólo se entreguen durante las horas de comunicación.

Si cualquier correspondencia debe ocurrir fuera de las horas de comunicación establecidas, por ejemplo, para asuntos urgentes o sensibles al tiempo, haga que solo sea por teléfono o texto. De esta manera la gente puede cerrar cómodamente todos los demás canales de comunicación como correo electrónico, Slack, mensajería instantánea,. El acto de tener que llamar o enviar mensajes de texto a alguien suele ser suficiente para dar al remitente una pausa para pensar: «¿Realmente necesito a esta persona ahora, o puede esperar la comunicación?» Esto permite a todos los miembros de su equipo trabajar cuando sea apropiado para ellos, pero no sienten que tienen que trabajar todo el tiempo para adaptarse a la programación de todos los demás. Estos tiempos difíciles no haga que el tiempo de inactividad sea menos importante. De hecho, su equipo no manejará bien el aumento del estrés sin un tiempo de inactividad adecuado.

A continuación se explica cómo mejorar las probabilidades de éxito al implementar esta política:

Abordar el problema de cabeza en

En primer lugar, reconozca explícitamente el problema y haga hincapié en la importancia del tiempo de inactividad. Esto se puede hacer en un «ayuntamiento virtual», que es una práctica útil para mantener a todos conectados si su equipo es remoto. Estos pueden ser mensajes en vivo o grabados del CEO y el liderazgo senior. Recomiendo hacer estas comunicaciones de liderazgo de manera regular, y repetir la importancia del tiempo de inactividad con frecuencia para el refuerzo. El mensaje puede ser algo así: «Creemos que el tiempo de inactividad es importante, y le recomendamos que realice un seguimiento de las horas que pasa trabajando, y que las limite a aproximadamente 40 horas a la semana. Dependiendo de su función, puede que haya momentos en los que se requieran más horas, pero esperamos y animamos a equilibrar los tiempos más ocupados con horarios intermitentemente más ligeros».

Puede ser tentador abstenerse de dar esta instrucción implícita, especialmente si su organización se ve afectada negativamente por la pandemia. Pero tendrá un impacto positivo en su cultura a largo plazo.

Proporcionar directrices para los canales de comunicación

En segundo lugar, establecer directrices claras sobre qué canal de comunicación se debe utilizar en qué situación. Debe seguir practicando y haciendo cumplir estas pautas incluso después de que se levanten las órdenes de quedarse en casa y la gente regrese a la oficina. Por ejemplo, el correo electrónico nunca debe utilizarse en el caso de una comunicación urgente o sensible al tiempo. Esto trata el correo electrónico como un canal de comunicación «sincrónico» y nunca puede ser eso. Nadie es capaz de monitorear cada mensaje en tiempo real, y intentarlo es un ejercicio de inutilidad y un camino seguro hacia el estrés, la sobrecarga y, finalmente, el agotamiento. El clásico clip de Lucy y Ethel en la fábrica de chocolate ilustra perfectamente este problema.

Si el correo electrónico se utiliza para comunicar comunicaciones urgentes y sensibles al tiempo, obligará a su equipo a revisar cada mensaje nuevo a medida que llegue, que es cada pocos minutos para la mayoría de las personas. Esto no solo evita el tiempo de inactividad, sino que también evita que tu equipo se aplique a cualquiera de sus trabajos importantes de una manera reflexiva y sin distracciones. Apuesto a que todos en su equipo tienen trabajo que requiere más de unos minutos de atención sostenida!

Estas directrices de comunicación deberían tener en cuenta las «horas de comunicación» establecidas. A continuación se muestra un ejemplo para empezar. Debe asegurarse de tener un inventario completo de todas las formas en que su equipo utiliza para comunicarse tanto interna como externamente, y ajustar sus directrices en consecuencia.

Utilice la tecnología para su beneficio

Considere soluciones tecnológicas para ayudar a reforzar su comportamiento deseado, como programar el servidor corporativo para que incluso si los correos electrónicos se envían fuera de las horas de comunicación, no se entreguen hasta las horas designadas. Compruebe si las herramientas de colaboración de su equipo tienen «configuración global», para que todos estén automáticamente configurados en el modo «No molestar» fuera de las horas de comunicación designadas.

Modelar el comportamiento deseado

Y finalmente, los líderes deben modelar el comportamiento, o de lo contrario nunca funcionará. Cualquier persona en la organización que administre a otros debe trabajar duro para seguir las directrices por sí mismos, y también recompensar y desalentar los comportamientos en consecuencia. Por ejemplo, decir, «Gracias por ser tan sensible» a alguien que contesta un correo electrónico fuera de las horas de comunicación definidas envía un mensaje mixto y socavará las directrices. Cualquier «política» que no sea seguida por el liderazgo no es realmente una política en absoluto. Cuando los líderes no siguen una política, erosiona la confianza, y por lo tanto la cultura, en una organización, porque luego terminas con «la política oficial» y «la forma en que todos realmente se comporta.»

Con las empresas empujadas a una nueva realidad para la que no planearon, es fácil que los resultados no deseados erosionen la cultura de la empresa. Si no se presta atención específica a las características y consecuencias de la nueva realidad, esos resultados no deseados tendrán efectos perjudiciales que podrían durar mucho tiempo. No es demasiado tarde para implementar políticas que beneficien el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de su equipo, al tiempo que protejan la cultura de su organización.

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