Guía para la gestión de sus (recién) trabajadores remotos

Guía para la gestión de sus (recién) trabajadores remotos
Ada Yakota/Getty Images

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En respuesta a las incertidumbres presentadas por Covid-19, muchas empresas y universidades han pedido a sus empleados que trabajen a distancia. Mientras cerca de una cuarta parte de la fuerza laboral de Estados Unidos ya trabaja desde casa al menos una parte del tiempo, las nuevas políticas dejan a muchos empleados – y a sus gerentes – trabajando fuera de la oficina y separados unos de otros por primera vez.

Aunque siempre es preferible establecer políticas claras sobre el trabajo a distancia y capacitación por adelantado, en tiempos de crisis u otras circunstancias que cambian rápidamente, tal vez no sea factible este nivel de preparación. Afortunadamente, hay específicos, pasos basados en la investigación que los administradores pueden tomar sin grandes esfuerzos por mejorar la participación y la productividad de los empleados remotos, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse.

Desafíos comunes del trabajo remoto

Para empezar, los gerentes necesitan comprender los factores que pueden hacer que el trabajo remoto sea especialmente exigente. De lo contrario, los empleados de alto rendimiento pueden experimentar disminuciones en el desempeño laboral y en la contratación cuando comienzan a trabajar de forma remota, especialmente en ausencia de preparación y capacitación. Los desafíos inherentes al trabajo remoto incluyen:

Falta de supervisión cara a cara: Tanto los gerentes como sus empleados a menudo expresan su preocupación por la falta de interacción cara a cara. Los supervisores se preocupan de que los empleados no trabajen tan duro o tan eficientemente (aunque investigación indica lo contrario, al menos para algunos tipos de trabajos). Muchos empleados, por otro lado, luchan con un acceso reducido al apoyo administrativo y a la comunicación. En algunos casos, los empleados sienten que los administradores remotos están fuera de contacto con sus necesidades, y por lo tanto no apoyan ni ayudan a llevar a cabo su trabajo.

Falta de acceso a la información: Los nuevos trabajadores remotos a menudo se sorprenden por el tiempo y esfuerzo adicionales necesarios para localizar la información de los compañeros de trabajo. Incluso obtener respuestas a lo que parecen simples preguntas puede sentirse como un gran obstáculo para un trabajador basado en casa.

Este fenómeno se extiende más allá del trabajo relacionado con tareas hasta desafíos interpersonales que pueden surgir entre compañeros de trabajo remotos. Investigación ha encontrado que la falta de «conocimiento mutuo» entre los trabajadores remotos se traduce en una menor voluntad de dar a los compañeros el beneficio de la duda en situaciones difíciles. Por ejemplo, si sabe que su oficina está teniendo un día difícil, verá un correo electrónico brusco de ellos como un producto natural de su estrés. Sin embargo, si recibe este correo electrónico de un compañero de trabajo remoto, sin entender sus circunstancias actuales, es más probable que se ofenda o, como mínimo, piense mal en la profesionalidad de su compañero de trabajo.

Aislamiento social:  Soledad es una de las quejas más comunes sobre el trabajo a distancia, ya que los empleados pierden la interacción social informal de un entorno de oficina. Se cree que extraverts puede sufrir de aislamiento más en el corto plazo, sobre todo si no tienen oportunidades de conectarse con otros en su entorno de trabajo remoto. Sin embargo, durante un período de tiempo más largo, el aislamiento puede hacer que cualquier empleado se sienta menos «pertenencia» a su organización, e incluso puede resultar en mayor intención de salir la compañía.

Distracciones en casa: A menudo vemos fotos que representan un trabajo remoto que retratan a un padre sosteniendo a un niño y escribiendo en un ordenador portátil, a menudo sentado en un sofá o en el piso de la sala de estar. De hecho, esta es una terrible representación del trabajo virtual efectivo. Por lo general, animamos a los empleadores a asegurarse de que sus trabajadores remotos tengan un espacio de trabajo dedicado y cuidado de niños adecuados antes de permitirles trabajar de forma remota. Sin embargo, en el caso de una transición repentina al trabajo virtual, hay muchas más posibilidades de que los empleados estén luchando con espacios de trabajo subóptimos y (en el caso de cierres de escuelas y guarderías) responsabilidades inesperadas de crianza de los hijos. Incluso en circunstancias normales las demandas de la familia y el hogar puede afectar al trabajo remoto; los gerentes deben esperar que estas distracciones sean mayores durante esta transición no planificada del trabajo desde el hogar.

Cómo los gerentes pueden apoyar a los empleados remotos

Por mucho que el trabajo remoto puede estar plagado de desafíos, también hay cosas relativamente rápidas y económicas que los gerentes pueden hacer para facilitar la transición. Entre las acciones que puede tomar hoy se incluyen:

Establecer check-in diario estructurado: Muchos gerentes remotos exitosos establecen una llamada diaria con sus empleados remotos. Esto podría tomar la forma de una serie de llamadas individuales, si sus empleados trabajan de manera más independiente entre sí, o una llamada de equipo, si su trabajo es altamente colaborativo. La característica importante es que las llamadas son regulares y predecibles, y que son un foro en el que los empleados saben que pueden consultar con usted, y que sus preocupaciones y preguntas serán escuchadas.

Proporcione varias opciones de tecnología de comunicación diferentes: El correo electrónico por sí solo es insuficiente. Los trabajadores remotos se benefician de tener una tecnología «más rica», como las videoconferencias, que ofrece a los participantes muchas de las pistas visuales que tendrían si estuvieran cara a cara. Las videoconferencias tienen muchas ventajas, especialmente para grupos más pequeños: las señales visuales permiten aumentar el «conocimiento mutuo» sobre los compañeros de trabajo y también ayudan a reducir la sensación de aislamiento entre los equipos. El vídeo también es particularmente útil para conversaciones complejas o sensibles, ya que se siente más personal que la comunicación escrita o sólo de audio.

Hay otras circunstancias en las que la colaboración rápida es más importante que el detalle visual. Para estas situaciones, proporcione funcionalidad de mensajería individual habilitada para dispositivos móviles (como Slack, Zoom, Microsoft Teams,.) que se puede utilizar para conversaciones más sencillas y menos formales, así como para comunicaciones sensibles al tiempo.

Lecturas adicionales

Si su empresa no cuenta ya con herramientas tecnológicas, existen formas económicas de obtener versiones sencillas de estas herramientas para su equipo, como solución a corto plazo. Consulte con el departamento de IT de su organización para asegurarse de que existe un nivel adecuado de seguridad de datos antes de usar cualquiera de estas herramientas.

Y luego establecer «reglas de compromiso»: El trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los gerentes establecen expectativas sobre la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos. Por ejemplo, «Utilizamos videoconferencias para reuniones diarias de facturación, pero usamos mensaje instantáneo cuando algo es urgente». Además, si puede, informe a sus empleados de la mejor manera y tiempo para comunicarse con usted durante la jornada laboral (por ejemplo, «Tiendo a estar más disponible al final del día para conversaciones telefónicas o video ad hoc, pero si hay una emergencia más temprano en el día, envíeme un mensaje de texto»). Por último, mantenga un ojo en la comunicación entre los miembros del equipo (en la medida apropiada), para asegurarse de que están compartiendo información según sea necesario.

Recomendamos que los gerentes establezcan estas «reglas de compromiso» con los empleados lo antes posible, idealmente durante la primera reunión de facturación en línea. Aunque algunas opciones sobre expectativas específicas pueden ser mejores que otras, el factor más importante es que todos los empleados comparten el mismo conjunto de expectativas para la comunicación.

Proporcionar oportunidades para la interacción social remota: Uno de los pasos más esenciales que un gerente puede tomar es estructurar formas para que los empleados interactúen socialmente (es decir, tener conversaciones informales sobre temas no relacionados con el trabajo) mientras trabajan de forma remota. Esto es cierto para todos los trabajadores remotos, pero especialmente para los trabajadores que han sido abruptamente transitados fuera de la oficina.

La forma más fácil de establecer alguna interacción social básica es dejar algún tiempo al comienzo de las llamadas de equipo solo para elementos no relacionados con el trabajo (por ejemplo, «Vamos a pasar los primeros minutos poniéndonos al día unos con otros. ¿Cómo fue tu fin de semana?»). Otras opciones incluyen fiestas virtuales de pizza (en las que la pizza se entrega a todos los miembros del equipo en el momento de una videoconferencia), o fiestas de oficina virtual (en las que se pueden enviar «paquetes de atención» para que se abran y disfruten simultáneamente). Mientras que estos tipos de eventos pueden sonar artificiales o forzados, gerentes experimentados de trabajadores remotos (y los propios trabajadores) informan que los eventos virtuales ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento, promoviendo un sentido de pertenencia.

Ofrecer estímulo y apoyo emocional: Especialmente en el contexto de un cambio abrupto hacia el trabajo a distancia, es importante que los administradores reconozcan el estrés, escuchar las ansiedades y preocupaciones de los empleados, y empatizar con sus luchas. Si un empleado recientemente remoto está claramente luchando pero no comunica estrés o ansiedad, pregúntele cómo lo está haciendo. Incluso una pregunta general como «¿Cómo está funcionando esta situación de trabajo remoto para usted hasta ahora?» puede obtener información importante que podría no escuchar de otra manera. Una vez que haga la pregunta, asegúrese de escuchar atentamente la respuesta, y volver a repetirla brevemente al empleado, para asegurarse de que ha entendido correctamente. Deje que el estrés o las preocupaciones del empleado (en lugar de las suyas) sean el foco de esta conversación.

Investigación sobre la inteligencia emocional y contagio emocional nos dice que los empleados buscan señales a sus gerentes sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis. Si un gerente comunica estrés e impotencia, esto tendrá lo que Daniel Goleman llama efecto «goteo» en los empleados. Los líderes efectivos adoptan un enfoque doble, tanto reconociendo el estrés y la ansiedad que los empleados pueden estar sintiendo en circunstancias difíciles, sino que también proporcionan afirmación de su confianza en sus equipos, usando frases como «tenemos esto», o «esto es difícil, pero sé que podemos manejarlo», o «vamos a buscar formas de utilizar nuestras fortalezas durante este tiempo». Con este apoyo, los empleados son más propensos a asumir el desafío con un sentido de propósito y enfoque.

Agregaremos nuestra propia nota de aliento a los gerentes que se enfrentan al trabajo remoto por primera vez: ya lo tienes. Háganos saber en los comentarios sus propios consejos para administrar sus empleados remotos.

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