Cómo alojar un evento de red virtual

Cómo alojar un evento de red virtual
Arthur Debat/Getty Imágenes

Hemos hecho nuestra cobertura del coronavirus gratuito para todos los lectores. Para que todo el contenido de HBR se entregue a tu bandeja de entrada, regístrate en el Alerta diaria boletín de noticias.

Con vastas zonas del mundo bajo restricciones de distanciamiento social, el establecimiento de redes puede ser lo más alejado de tu mente. Pero solo porque no puedas conectarte en persona no significa que tus relaciones comerciales tengan que languidecer.

Regularmente somos co-anfitriones reuniones de cena de networking en la ciudad de Nueva York, que, por el momento, ya no son una opción. En su lugar, hemos optado por organizar eventos de redes virtuales. Estas son algunas de las mejores prácticas que nos han servido para mantener las conexiones activas, incluso a distancia.

Antes del evento

Invite a las personas adecuadas y al número adecuado de personas. En el mundo virtual, le recomendamos limitarse a ocho invitados (incluido usted), para asegurarse de que los participantes tengan tiempo suficiente para hablar e interactuar. Siéntase libre de mezclar amigos cercanos y contactos que le gustaría cultivar, pero recuerde asegurarse de que hay una mezcla suficiente de gente que no se conociera, para que nadie se sienta como el «hombre extraño fuera» que ha sido agregado al azar a una reunión de viejos amigos. Además, una de las ventajas del formato virtual es que se pueden incluir personas de todo el mundo, lo que por supuesto no es posible con reuniones físicas.

Lecturas adicionales

Cuando se trata de tiempo, normalmente programamos sesiones de 90 minutos. Para una reunión de negocios virtual que puede sentirse larga. Pero, como estamos tratando de facilitar conversaciones significativas, es una cantidad cómoda de tiempo para permitir que todos hablen sin sentirse apresurados. Los asistentes comparten historias personales, que van desde anécdotas infantiles hasta sus desafíos en los negocios, por lo que los participantes suelen estar muy comprometidos durante todo el encuentro.

Sostenemos estos de 6- 7:30pm ET, pero muchas veces diferentes son posibles. Tienes que ser sensible a las zonas horarias, pero hemos tenido éxito incluyendo gente de todo el mundo, e incluso compartimos bebidas para el desayuno con alguien en Australia. Hemos descubierto que a menudo es difícil y complicado que la gente coma durante las videollamadas, por lo que facturamos nuestros eventos como «cócteles virtuales».

Haga que la logística sea lo más fácil posible para sus asistentes. Una vez que alguien haya aceptado asistir, envíales una invitación de calendario con un enlace a la aplicación de vídeo que estás utilizando. Puede funcionar cualquier número de servicios de vídeo, como Zoom, Hangouts de Google o Microsoft Teams. La clave es que tiene que ser fácil para las personas asistir incluso si no utilizan regularmente ese servicio. Asegúrese de alertarlos si necesitan descargar software por adelantado o si el evento requiere una contraseña.

Unos días antes de su llamada, envíe un correo electrónico presentando a sus invitados entre sí. Debe incluir los nombres de los participantes, una descripción de una frase y un enlace a su perfil de LinkedIn. Es útil para los asistentes. especialmente introvertidos, para saber quién estará allí, y humaniza a los participantes. También debe compartir directrices sobre lo que puede esperar. Tu correo electrónico puede decir algo como: «Esperamos verte en nuestra reunión virtual de cócteles. Empezaremos a las 6 pm, así que por favor únase a tiempo. Pasaremos entre 60 y 90 minutos juntos, con una mezcla de presentaciones y conversación estructurada. Nos unirán las grandes personas de abajo. ¡Trae tu propia bebida!»

Durante el evento

Hacer que la gente se sienta cómoda. Saludos cuando entren y proporcionen orientación sobre qué esperar, tal como lo haría en un cóctel en persona. Para garantizar una entrada fluida para los participantes, asegúrese de unirse al vídeo y «iniciar» la sesión unos dos minutos antes para que todos puedan entrar en la sesión tan pronto como lleguen. Unos cinco minutos después de la hora de inicio (para permitir que las personas se unan), comience con las presentaciones. Compruebe por adelantado si alguien necesita irse temprano para que pueda presentarse primero, y para que no sea incómodo cuando firme antes del final de la reunión.

Pida a cada persona que pase dos minutos presentándose con una mezcla de información profesional y personal, como un pasatiempo favorito o pasión. Modela esto para las personas, para que tengan una sensación de la longitud y el tono apropiados. Luego, como anfitrión, puede elegir a una persona y pedirles que vaya a continuación, en lugar de esperar a un voluntario. Esto hace que la pelota ruede y proporciona una sensación inmediata de comodidad a los asistentes que pueden estar preguntándose cómo se desarrollarán las cosas.

Después de las introducciones iniciales, pida a cada participante que responda una pregunta específica. Como anfitrión, es su trabajo estructurar la conversación para que no se convierta en dominada por un invitado locuaz, o caer en un agujero de conejo de hablar de política o de acontecimientos actuales.

Algunas grandes preguntas incluyen:

  • ¿Cuál es una forma interesante o fructífera de usar su tiempo ahora?
  • Cuéntanos sobre una época en la que has sido resistente.
  • ¿Cómo te has adaptado al trabajo y a la vida mientras que el distanciamiento social?
  • ¿Qué estás disfrutando más de tu trabajo en este momento y por qué?
  • ¿Qué es algo inesperado que has aprendido o hecho en el último mes/año?

Cualquier pregunta abierta que ayude a los asistentes a compartir un poco sobre sí mismos funcionará. La gente puede tener algunos comentarios de ida y vuelta alrededor de las preguntas, lo que ayuda a construir la relación de un cóctel en persona, pero asegúrese de interrumpir la conversación según sea necesario para devolverla a la pregunta principal hasta que todos hayan respondido. Quieres dar a todos su turno para compartir.

Si queda tiempo, puede haber un flujo natural de conversación, o puede plantear una pregunta adicional (o preguntar si alguien tiene alguna pregunta que desee plantear al grupo). A diferencia de un cóctel en persona, este no suele ser un ambiente propicio para las interacciones individuales, pero mantenemos nuestras reuniones pequeñas para asegurarnos de que todos puedan participar en una animada conversación grupal.

No importa lo bien que vaya la reunión, es una buena idea considerar terminarla después de 90 minutos. Personas en general cansarse más fácilmente de las videoconferencias que las reuniones presenciales. Si todo el mundo lo está pasando bien, puede irse con una nota alta, y usted u otra persona siempre puede reunir el grupo de nuevo.

Después de la reunión, envíe un correo electrónico de seguimiento rápido con todos los CC, agradeciéndoles por venir y animándolos a conectarse uno a uno, si lo desean.

Incluso cuando no puedes reunirte en persona, eso no significa que los negocios — o la necesidad de construir relaciones — se detenga. De hecho, sin las interacciones naturales que acompañan al trabajo y eventos en persona, es aún más importante ser proactivo en sus esfuerzos de networking. Al hospedar sus propios eventos de red virtual, podrá mejorar su propia red, así como su reputación como conector, a pesar de estar físicamente separado.

Si nuestro contenido gratuito le ayuda a lidiar con estos desafíos, por favor considere suscribirse a HBR. Una compra de suscripción es la mejor manera de apoyar la creación de estos recursos.